Achter de Schermen: Rinkeltijd

TeamTelefoon wilde weten hoe de gebruikers de dienst ervaren en heeft een enquête uitgezet onder de gebruikers, met als einddoel de gebruikerservaring te kunnen verbeteren. De komende tijd zullen wij via de nieuwsbrieven, blog en in de serie “Achter de schermen” de resultaten delen, tips geven en de nieuwste functies uitleggen die zijn uitgerold. Dit alles komt voort uit de feedback die wij van jullie hebben mogen ontvangen.

Vorige keer gingen we in deze rubriek in op de nieuwe feature “Multiple Team Planning". In deze en de komende artikelen geven we een aantal tips waarmee het makkelijker wordt om de werkdruk van inkomende gesprekken op de teamtelefoon beter te kunnen verdelen.

Rinkeltijd; wat is dat eigenlijk?

Als je op bereikbaar staat en er wordt naar het team gebeld, blijft jouw telefoon natuurlijk niet eindeloos over gaan. Het aantal seconden dat de telefoon overgaat voordat het gesprek wordt doorgeschakeld noemen wij de rinkeltijd. Het bepaalt dus hoe lang het duurt voordat TeamTelefoon het gesprek doorzet naar de volgende bereikbare medewerker, de achterwacht of de team voicemail.   

Een langere rinkeltijd: en dan?

Heeft jouw team een lange rinkeltijd ingesteld, dan hebben jij en je collega’s meer tijd om op te nemen wanneer er gebeld wordt. Als je bezig bent en je kan niet direct opnemen is dat natuurlijk wel zo fijn. Echter, met een een langere rinkeltijd kan de wachttijd voor de klant ook langer zijn.  Een ander nadeel van een lange rinkeltijd is de mogelijkheid dat de persoonlijke voicemail “opneemt”. In dit geval zal er dus in het systeem staan dat er is opgenomen, waar in werkelijkheid enkel de persoonlijke voicemail is ingesproken. Om dit te voorkomen raden wij aan om de rinkeltijd niet langer in te stellen dan 15 seconden.

De optimale werkverdeling met TeamTelefoon

Een korte rinkeltijd is een van de instellingen waarmee je voor alle betrokkenen een zo optimaal mogelijk resultaat behaalt. Aan de ene kant zorgt dit ervoor dat de cliënt de bereikbaarheid als soepel en eenvoudig ervaart. Aan de andere kant wordt de werkdruk van de bereikbare dienst zo goed mogelijk verdeeld tussen de teamleden.

Hoe stel ik de rinkeltijd in?

Dit is gelukkig erg makkelijk. Log eerst op de website in bij TeamTelefoon, zoals je dit gewend bent. Vervolgens selecteer je in het menu links het tandwiel (Instellingen). Versleep de slider helemaal naar links om de rinkeltijd op de aanbevolen tijd van 15 seconden te zetten. Bevestig, tot slot, de keuze. 

In de het volgende artikel van deze rubriek zullen we ingaan op het wel of niet zien van de beller ID.

Schrijf je in voor de nieuwsbrief: