5 tips voor teams op weg naar zelfsturing

We zien het steeds vaker in de (thuis)zorg: zelfsturende teams. De Wageningse Marleen Luiten werkt voor Buurtzorg en is niet anders gewend. Ze wil ook niet anders. Waarom? Omdat het voor haar en haar collega’s hartstikke goed werkt. Hoe creëer je een succesvol, zelfsturend systeem voor je team? Marleen geeft ons vijf gouden tips.

1. Zorg dat er een duidelijke taakverdeling is

Zelfsturing betekent dat je alles ook echt zelf moet doen. Je kunt niet zomaar bij iemand van bovenaf aankloppen. Bij Marleen in het team heeft iedereen daarom, naast het lopen van de wijkroutes, een eigen taak. De verdeling moet eerlijk en duidelijk zijn. “Zo zijn er collega’s die het rooster maken, anderen plannen de bereikbaarheidsdiensten in, weer andere collega’s regelen alles omtrent het kantoorpand, sommigen houden zich bezig met ICT… We hebben tal van teamtaken,” aldus Marleen.

2. Zorg dat iedereen een fijn gevoel heeft

Het is belangrijk dat iedereen in het team een fijn gevoel heeft. Iedereen moet betrokken zijn. Zo vertelt Marleen: “Je hebt in ieder team kartrekkers en volgers; daar ontkom je niet aan. In ons team is dat ook zo en dat is helemaal niet erg. Je moet er alleen wel opletten dat je de volgers ook de kans geeft om hun woordje te doen en mee te beslissen.” Het is dus belangrijk om de dynamiek van het team goed te kennen en daar rekening mee te houden.

3. Zorg dat er voldoende teamvergaderingen zijn

Marleen vergadert drie keer per maand maximaal twee uur met haar team. “We hebben misschien niet veel vergaderingen, maar de vergaderingen die we hebben zijn wel heel belangrijk. Iedereen is er dan ook bij. Als iemand er toch niet kan zijn, proberen we vaak te skypen. Als dat ook niet mogelijk is, stellen we belangrijke besluiten uit.” Het is dus goed om een vast moment te nemen om met iedereen te overleggen.

4. Zorg dat teamvergaderingen efficiënt verlopen

Tijdens die vergaderingen worden veel verschillende dingen besproken, zoals roosterzaken en veranderingen in de zorg. Om zo efficiënt mogelijk te werken, houdt het team van Marleen een bijzondere vergaderstructuur aan. “We beginnen altijd met de rondvraag. We vragen iedereen hoe het met ze gaat en wat ze willen inbrengen. Dan stellen we prioriteiten. Is dit een onderwerp voor vandaag of kunnen we het doorschuiven naar volgende week? De voorzitter – iedere week een andere collega – stelt dan een agenda op en daar wijken we niet meer vanaf. Zo loopt de vergadering niet uit en kan iedereen zo snel mogelijk weer zijn eigen ding gaan doen, de wijk in bijvoorbeeld.” Door het teamoverleg te beginnen met de rondvraag, in plaats van te eindigen, werk je dus veel efficiënter. 

5. Zorg dat er consensus is

Tot slot is het belangrijk dat besluiten in goed overleg worden gemaakt. Marleen en haar collega’s doen alles op basis van consensus. “Als we ergens voor gaan stemmen en iemand is tegen, gaan we in gesprek. We bespreken wat er nodig is om diegene van gedachten te veranderen. We schaven eventueel dingen bij. Alleen als iedereen er oké mee is, maken we de beslissing.” Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin het team een nieuwe app wilt gebruiken om met elkaar te communiceren, iedereen moet het daarmee eens zijn. En zo zijn er nog een tal andere voorbeelden. 

Hoe creëer je een succesvol zelfsturend systeem? Met een duidelijke taakverdeling, een goede teamsfeer en efficiënte vergaderingen kom je al een heel eind. Heb jij nog andere tips uit de praktijk? Laat het ons weten in de reacties!