5 tips voor het inspreken van de teamvoicemail

“Goedendag, dit is de voicemail van 0612345678. Spreek een bericht in na de piep.” Dit bericht komt je waarschijnlijk wel bekend voor. Misschien hoor je in je hoofd zelfs de vrouwelijke computerstem die bij deze standaard begroetingen hoort. Niet zo gek, want veel mensen veranderen dit vooraf ingestelde bericht niet. Terwijl dit bericht heel onpersoonlijk overkomt voor de beller. Maar wat is dan wel een goed ingesproken begroeting? 

Hieronder vind je vijf tips voor het inspreken van een persoonlijke en professionele begroeting. Maar eerst leggen we nog even kort uit hoe een inkomend gesprek via TeamTelefoon bij de teamvoicemail terecht kan komen. 

Voicemail in TeamTelefoon

Een cliënt belt naar het teamnummer en wordt automatisch doorgeschakeld naar een bereikbaar teamlid. Als dat teamlid bijvoorbeeld net met een cliënt in de douche staat en niet op kan nemen, schakelt TeamTelefoon automatisch door naar het volgende bereikbare teamlid. Kan er op dat moment niemand van het team opnemen, dan wordt de teamvoicemail ingeschakeld en kan de cliënt een voicemail inspreken. Hier krijgt het team een melding van en zo kan het bericht worden opgepakt door een van de teamleden. 

Als een cliënt geen teamlid aan de lijn krijgt, is het voor hem of haar toch fijn een bekende stem te horen. Daarom is het van belang een eigen begroeting in te spreken en geen gestandaardiseerd bericht te laten staan. Een effectieve en vloeiend lopende begroeting inspreken is nog niet zo makkelijk. Daarom geven wij jou hieronder vijf tips.

Tip 1

Schrijf vooraf uit wat je precies wilt zeggen. Dit voorkomt ‘uhms’ en stiltes. Zorg er wel voor dat je het niet op gaat lezen, maar het op een natuurlijke manier inspreekt. 

Tip 2

Zorg dat je tijdens het inspreken in een stille ruimte zit. Dit voorkomt vervelende achtergrondgeluiden, die het bericht onduidelijk of slecht verstaanbaar maken. 

Tip 3

Begin het bericht met een begroeting. Een vriendelijke ‘Hallo’ of ‘Goedendag’ is al voldoende. Het maakt het bericht persoonlijker.  

Tip 4

Spreek rustig en duidelijk. Probeer daarnaast ook te glimlachen tijdens het inspreken. Dit zorgt ervoor dat het bericht vriendelijker klinkt.

Tip 5

Naast het beginnen met een begroeting is een afsluiting ook belangrijk, bijvoorbeeld ‘Dank u wel’ of ‘Fijne dag’. Ook dit verbetert de vriendelijkheid van het bericht. 

Teamvoicemail inspreken

Met deze tips ben jij klaar om een persoonlijke teamvoicemail in te spreken. Vraag je je af waar je dit kan doen? Ga in de app naar ‘Instellingen’ en klik op ‘Teamvoicemail’. Hier kun je door op ‘Neem een nieuwe begroeting op’ te klikken een bericht inspreken. Spreek het in, sla het op en zo krijgen jouw cliënten nooit meer een onpersoonlijke begroeting te horen.