Zo regel je goede bereikbaarheid van je team

Veel zorgteams waarmee wij in aanraking komen, staan te springen om efficiënter aan de slag te kunnen en hierin zelf de regie in handen te nemen. Gelukkig kan dit met TeamTelefoon en de ingebruikname van de app is bovendien ook gemakkelijk.

Oké, nu hebben we een gebruiksvriendelijke oplossing, maar hoe gaan we nu werkelijk aan de slag? Het beste is natuurlijk om als team duidelijke werkafspraken te hebben. Om jullie hierbij te helpen hebben wij een aantal praktische punten opgesteld voor jouw team om rekening mee te houden.

Wie plant de bereikbaarheid?

Spreek af hoe jullie de team bereikbaarheid gaan regelen. Is ieder voor zich verantwoordelijk voor het inplannen van zijn of haar eigen bereikbaarheid? Zorg er dan voor dat voor iedereen duidelijk is wanneer hij of zij de bereikbaarheid heeft. Wij zijn groot voorstander van zelfsturing. Wanneer de planning door één persoon wordt geregeld, levert dit vaak problemen op. Bijvoorbeeld wanneer deze persoon ziek is of op vakantie. Ondanks dat de applicatie erg makkelijk is in gebruik, kunnen wij ons voorstellen dat niet alle collega’s dit direct zullen aannemen. Plan daarom een sessie in met het team en zorg dat iedereen de functionaliteiten snapt. Dan is het een eitje om met elkaar de beschikbaarheid te plannen!

Hoeveel teamleden moeten er beschikbaar staan?

Bedenk samen met hoeveel teamleden je bereikbaar wilt staan. Een voordeel van TeamTelefoon is dat je met meerdere teamleden tegelijk bereikbaar kunt zijn. Zeker als het drukker is en je meer belletjes verwacht, is dit een goede oplossing. Als je collega dan niet op kan nemen, wordt de beller automatisch doorgeschakeld naar jou of een andere beschikbare medewerker. Daarnaast is het ook mogelijk om collega’s als achterwacht te plannen. Als geen van de bereikbare collega’s de telefoon op kan nemen, wordt de cliënt als laatste nog doorgeschakeld naar deze achterwacht. Zo kunnen toch alle telefoontjes beantwoord worden.

Welke bereikbaarheidsdiensten zijn er?

Zorg ervoor dat je helder voor ogen hebt van wanneer tot wanneer er bereikbaarheid is in het team. Sommige teams zijn 24/7 bereikbaar, anderen zijn ‘s nachts of tussen de middag niet bereikbaar. Wij schakelen standaard door naar de team voicemail als er niemand bereikbaar is. We kunnen echter ook doorschakelen naar een ander zorgteam, een hoofdkantoor of een zorgcentrale als dat nodig is.

Wie handelt een gemist gesprek af?

Net een belletje gemist? Geen zorgen, in de app van TeamTelefoon kan je snel zien wie er gebeld heeft naar het team. Werk je, op de drukke momenten bijvoorbeeld, met meerdere beschikbare collega’s? Maak dan duidelijke afspraken over het terugbellen van gemiste gesprekken. Als hier duidelijke werkafspraken over zijn, dan weet je zeker dat jouw team de oproep alsnog snel beantwoordt.

Hoe nemen we TeamTelefoon in gebruik?

Als de werkafspraken voor iedereen duidelijk zijn, dan is het tijd voor de allerlaatste stap: ingebruikname van onze app. Als jullie nog werken met een publiekelijk bekend 06-nummer, dan schakel je dit nummer door naar het teamnummer dat jullie team van TeamTelefoon heeft gekregen. Doe dit aan de hand van dit schema, zet het toestel hierna uit en berg deze goed op.