Regelmatig krijgen wij vragen van gebruikers over de werking van TeamTelefoon. Vaak zijn deze vragen met een paar handige tips gemakkelijk te beantwoorden. In deze reeks beantwoorden we jullie meest gestelde vragen en geven een aantal tips. Dit keer bespreken we mogelijke problemen met gemiste oproepen. Zo is het niet altijd duidelijk of een gemiste oproep wel echt beantwoord is. We geven een aantal tips over hoe jij en je team ervoor kunnen zorgen dat hier duidelijkheid over is. 

Waarom wordt een oproep gemarkeerd als beantwoord terwijl het eigenlijk een gemist gesprek is? Inkomend gesprek gespreklogs

Met de zomer in zicht zijn er meer collega’s die met verlof gaan. Het kan dan gebeuren dat een teamlid vergeet zijn of haar beschikbaarheid af te melden, maar wel zijn of haar telefoon uitzet. De vraag is wat er dan gebeurt met de telefoontjes die doorgeschakeld worden naar dat teamlid? 

Wanneer de telefoon van het teamlid uit staat, neemt hij of zijn logischerwijs niet op. Het gesprek kan dan terecht komen in de persoonlijke voicemail van dit teamlid, in plaats van de team voicemail. Tegelijkertijd wordt de oproep in de app gemarkeerd als beantwoord, terwijl het eigenlijk een gemist gesprek is. Dit kan heel verwarrend zijn. Daarom geven wij hieronder vier handige tips om deze situaties te voorkomen.

Tip 1: Activeer het wisselgesprek

Het is belangrijk dat elk teamlid de functie ‘wisselgesprek’ activeert. Wanneer je in gesprek bent en niet op kunt nemen, wordt de beller automatisch doorgeschakeld naar een andere bereikbare collega of de teamvoicemail. Zo krijgt de beller altijd iemand te pakken en wordt elk gesprek op een goede manier afgehandeld. Lees hier hoe je wisselgesprek aan kan zetten. 

Tip 2: Druk nooit een inkomende gesprek weg

Druk nooit een inkomend gesprek weg, ook al heb je het wisselgesprek geactiveerd. Hiermee voorkom je dat het geweigerde gesprek als “behandeld” wordt bestempeld terwijl het telefoontje helemaal niet is afgehandeld. Dit is onhandig omdat jij en je team dan niet op de hoogte zijn van welke belletjes nog afgehandeld moeten worden. 

Tip 3: Meld je af voor TeamTelefoon wanneer je telefoon uit staat

Vergeet je niet af te melden voor bereikbaarheidsdiensten in de TeamTelefoon app. Wanneer je niet werkt, ziek bent of verlof hebt, is het belangrijk je af te melden. Anders kan een telefoontje voor het team in jouw persoonlijke voicemail terecht komen. Hierdoor zijn jouw collega’s niet op de hoogte of het belletje al is afgehandeld of niet. 

Tip 4: Plan niet te ver vooruit

Wij raden onze gebruikers aan per één of twee weken hun beschikbaarheid in te plannen. Wanneer je te ver vooruit plant, kan het namelijk gebeuren dat je je vergeet af te melden in de TeamTelefoon app als je spontaan een vrije dag opneemt. Als je je werktelefoon dan hebt opgeborgen of hebt uitgezet, is het team niet (goed) bereikbaar. Door kortere periodes vooruit te plannen verklein je dit probleem, omdat de meeste vrije dagen dan al wel bekend zijn.

Met deze tips zijn jullie nóg beter bereikbaar en worden gemiste gesprekken op de juiste manier weergegeven en afgehandeld. Heb jij ook een vraag over het gebruik van TeamTelefoon? Laat het ons weten en wie weet bespreken we hier binnenkort jouw vraag.

 

Bij TeamTelefoon zijn wij gedreven om de zorg te verbeteren. Meer weten over TeamTelefoon? Bekijk dan onze productpagina.