De bereikbaarheidstelefoon doorschakelen, het is een veel gehoorde ergernis onder extramurale zorgverleners. Het wordt soms vergeten, waardoor een team een hele dag niet bereikbaar is. Bovendien kost het veel tijd die zorgverleners beter kunnen besteden. Ook bij De Riethorst Stromenland liepen ze hier tegenaan en dus was het tijd voor verandering.

De Riethorst Stromenland (DRS) biedt alles aan op het gebied van ouderenzorg. Zo hebben zij (woon)zorgcentra en verpleeghuizen, maar opereren ze ook in de wijkverpleging. In totaal werken er ongeveer 1300 mensen. Daarvan zijn er zestig actief in de wijkverpleging, verdeeld over vier teams. Deze vier teams gebruiken sinds mei 2020 TeamTelefoon. 

Oplossing voor de wijkteams

Voorheen gebruikten de wijkteams een doorschakeltelefoon voor het regelen van hun bereikbaarheid. Deze lag op het kantoor en werd drie keer per dag handmatig doorgeschakeld naar de persoonlijke werktelefoons van de teamleden. Marjolein Twilt, zorgmanager wijkverpleging en dagbesteding bij DRS, vertelt ons dat dit niet fijn werkte. “Teamleden moesten altijd eerst vanuit huis naar kantoor om de doorschakeling te regelen en daarna konden ze pas met de route beginnen. Daarbij was het erg veel handmatig werk en foutgevoelig.” Sandra van den Berg, verpleegkundige in de wijk in team Geertruidenberg, beaamt dit. “Het kwam wel eens voor dat mensen het overzetten van de doorschakeling vergaten. Een team was dan gewoon niet bereikbaar en dat is voor cliënten heel vervelend.” Dit probleem vroeg om een oplossing. Marjolein: “Een collega van mij kwam TeamTelefoon tegen op een zorgbeurs, hij is dat verder gaan onderzoeken en toen hebben we contact gezocht.”

Snel aan de slag

Sinds het zetten van de handtekeningen verliep de implementatie van TeamTelefoon snel. Pepijn Kromhout, projectleider bij TeamTelefoon, begeleidde het proces van begin tot eind. “Samen met Marjolein, en met input van teamleden, hebben we op papier gezet hoe alles eruit moest zien. Vervolgens hebben wij de inrichting gedaan. Zo hebben we onder andere de teams en alle accounts voor de teamleden aangemaakt.” Een ander onderdeel van de implementatie is het maken van werkafspraken. “Ook hier hebben we de teams in ondersteund. Zo moest er bijvoorbeeld afgesproken worden hoeveel teamleden er tegelijk bereikbaar zijn en wie de planning maakt.”

Om gebruikers snel en gemakkelijk kennis te laten maken met de werking van TeamTelefoon ontwikkelden we een e-learning. Gebruikers lopen in eigen tempo alle functionaliteiten door en zien daarbij verschillende animaties. Bij DRS heeft ieder team een hoofdgebruiker, zij voltooiden als eerste de e-learning en daarna volgden de andere teamleden ook. Sandra: “Het is heel fijn dat iedereen de e-learning heeft gedaan. Zo startte iedereen gelijk goed.” Pepijn: “Door het proces vanuit ons goed te begeleiden, hebben wij de organisatie eigenlijk helemaal ontzorgd. Pas toen alles stond, droegen we het over aan hun ICT-afdeling.” Marjolein bevestigt dat het soepel en snel is verlopen: “In ongeveer twee weken tijd zijn we volledig overgestapt.”

“De app doet zijn werk”

Met TeamTelefoon is het niet langer nodig om handmatig telefoons door te schakelen. In de app plan je de bereikbaarheidsdienst gemakkelijk vooruit. Marjolein: “Het is fijn dat de teams er nu niet meer over na hoeven te denken. Ze vullen het in en de app doet zijn werk.” Bij DRS zijn de teams heel zelfstandig, ze maken zelf hun roosters en routes. Sandra is binnen haar team verantwoordelijk voor de planning. “We hebben ervoor gekozen dat degene die de planning maakt ook direct de bereikbaarheidsdiensten invoert. Wanneer iedereen het voor zichzelf moet doen, heb je nog steeds kans dat mensen het vergeten; op deze manier niet.” Sandra is heel blij met TeamTelefoon: “Het is echt een uitkomst. Niemand hoeft meer op te letten of de telefoon wel is doorgeschakeld.”

Oplossing voor slecht bereik

Volgens Marjolein is ook het probleem van het slechte bereik van sommige teams nu opgelost. “Een aantal teams heeft cliënten die in gebouwen wonen waar soms slecht bereik is. Als er geen netwerkverbinding was, kreeg de cliënt niemand aan de telefoon.” Met de doorschakeltelefoon was er geen mogelijkheid tot het instellen van een achterwacht. Met TeamTelefoon kan dit wel. Wanneer er een achterwacht is, worden alle gesprekken die de bereikbare teamleden niet opnemen automatisch doorgeschakeld naar die achterwacht. Marjolein: “De bereikbaarheid is nu meer gewaarborgd.”

Financiële voordelen
Met Adrie de Laat, clustermanager kortdurende zorg en behandeling, bespraken we de financiële voordelen die TeamTelefoon met zich meebrengt voor DRS. “Op dit moment is dat nog moeilijk te zeggen, omdat we nog niet zó lang bezig zijn. Wat we wel al kunnen zeggen, is dat de tijd die per dag overblijft, omdat de teams direct vanuit huis aan de slag kunnen, op termijn geld op zal leveren. Ook al scheelt het teams per dag maar een paar minuten, als je dat op jaarbasis bij elkaar optelt is dat aanzienlijk veel. Deze tijd kunnen we dan inzetten voor huidige of nieuwe cliënten.” Naast dit voordeel vervallen ook de abonnementen van de doorschakeltelefoons. “Ook dat scheelt natuurlijk maandelijks geld.” Marjolein vult aan: “Er lagen eigenlijk een paar telefoons te verstoffen in een la. Nu kunnen teams direct beginnen aan hun route en kunnen die telefoons weg. Daar zien we wel winst in.”

Bij De Riethorst Stromenland zijn ze erg tevreden met TeamTelefoon. Sandra: “Iedereen vindt het heel fijn werken. Het is een uitkomst, we zijn nu gewoon altijd bereikbaar.” Het nieuws dat TeamTelefoon zo fijn werkt binnen de wijkteams verspreidt zich snel door de organisatie. Adrie: “Het is zodanig succesvol dat de ICT-afdeling ook heeft gekozen om hun bereikbaarheid te regelen met TeamTelefoon.”

 

Bij TeamTelefoon zijn wij gedreven om de zorg te verbeteren. Meer weten over TeamTelefoon? Bekijk dan onze productpagina.