Telefonische oproepen van cliënten of collega’s afhandelen kost zorgmedewerkers veel tijd en frustratie. Zorggroep Amaris kwam met dit probleem bij TeamTelefoon. Samen hebben we de telefonische bereikbaarheid van zorgteams sterk verbeterd. We spraken met wijkverpleegkundige en teamleider Karin de Kruyk over de gevolgen van TeamTelefoon voor hun werk, hen zelf en de cliënten.

Sinds de bereikbaarheid van de wijkteams en ambulant verpleegkundigen geregeld is met de app van TeamTelefoon, kunnen de zorgmedewerkers ervan op aan dat alle telefoontjes van cliënten goed worden doorgeschakeld. “De app werkt simpel, is betrouwbaar en bespaart ons heel veel tijd”, aldus wijkverpleegkundige en teamleider Karin de Kruyk. “Wij zouden niet meer anders willen.”

Wij zouden niet meer anders willen.

 

Het team van Karin was het eerste wijkteam binnen Amaris dat de overstap maakte naar de app van TeamTelefoon. Voorheen regelden zij de bereikbaarheid – net als de andere wijkteams – met een diensttelefoon die ze moesten ophalen en wegbrengen naar een kantoor in de wijk. “Met de app kunnen we alles vanuit thuis regelen en hoeven we niet meer naar kantoor. Dat scheelt mij en mijn collega’s minstens een half uur reizen per dag. Tijd die ons en de cliënten ten goede komt”, aldus Karin. 

Doorschakelen van de diensttelefoon naar de eigen werkmobiel was voorheen wel mogelijk, maar werkte de ene keer wel en de andere keer niet. “Daarom gingen we meestal maar naar kantoor, zodat we zeker wisten dat het goed ging. Of de collega die tot drie uur dagdienst had bleef tot vijf uur bereikbaar”, vertelt Karin. “In de avonds moest de diensttelefoon doorgeschakeld worden naar de achterwacht, om tot elf uur bereikbaar te zijn. Als je dat vergat, dan werd diegene die al avonddienst had gehad ‘s nachts of heel vroeg in de morgen wakker gebeld. En daar word je natuurlijk niet heel erg blij van.” 

Sommige mensen schakelden de diensttelefoon ook wel eens door naar hun privénummer. “Als er dan niet opgenomen werd, kregen cliënten de voicemail van dat privé nummer. En als ze werden teruggebeld, kregen ze niet het nummer van het wijkteam, maar het privénummer van die verpleegkundige te zien. “Dat mocht absoluut niet en het was allemaal niet handig, maar het gebeurde soms wel.”

Hoe verbeter je de bereikbaarheid van je zorgteam? Lees hoe TeamTelefoon dit aanpakt voor haar klanten.

Automatisch 

Inmiddels zijn deze zorgen en stress verdwenen, want de app van TeamTelefoon schakelt automatisch door. “We moesten een app downloaden en vervolgens de diensten, namen en telefoonnummers invoeren. Dat heb ik gedaan. Ook als je een collega hebt die tijdelijk komt werken, dan voeg je die even toe en als het niet meer nodig is haal je die er ook weer heel makkelijk uit. De diensten die wij draaien staan open; iedere collega heeft zelf de verantwoordelijkheid om in de app bij zijn of haar diensten zijn naam in te vullen. Er zijn ook teams waarbij de roostermaker alle diensten erin zet. Dat verschilt binnen de teams.”

Wanneer de collega met bereikbaarheidsdienst niet kan opnemen, gaat de oproep automatisch door naar de volgende.

In de praktijk heeft de collega met lange dienst óók bereikbaarheidsdienst, legt Karin uit. Twee andere collega’s zijn achterwacht. “Wanneer de collega met bereikbaarheidsdienst niet kan opnemen, gaat de oproep automatisch door naar de volgende. Groot voordeel is dat we nu altijd kunnen zien wie gebeld heeft en of dat telefoontje vervolgens ook is afgehandeld en door wie. Voorheen wist je niet of een telefoontje was beantwoord. Soms spraken cliënten een voicemail in, of zag je – als je ging terugkijken – ‘gemiste oproep’ staan, maar dat terugkijken en het beluisteren van voicemails werd wel eens vergeten.” 

Makkelijker

“Bij TeamTelefoon kan je dat niet meer vergeten, want je krijgt een melding als je een gemiste oproep hebt. Bij een ingesproken bericht kan je gelijk op play drukken en het bericht afluisteren in plaats van eerst 1233 te bellen om je voicemail af te luisteren. Dat werkt veel makkelijker en sneller dan voorheen, want bij een voicemail denk je eerder, ‘oh dat doe ik straks wel even’, terwijl nu snel op play drukt en meteen hoort wat er aan de hand is. Ja, we zijn er gewoon allemaal heel blij mee. Iedereen weet hoe het werkt, zelfs de collega’s die niet heel technisch zijn. TeamTelefoon is simpel en wijst zich vanzelf.”

Wil jij jou ervaringen met TeamTelefoon graag met ons delen? Stuur dan een mail naar marketing@teamtelefoon.nl