Helaas zit de zomervakantie er voor de meeste mensen weer op dit jaar. Daarom een goed moment om met je team te bekijken of alle werkafspraken over de telefonische bereikbaarheid nog in orde zijn. Telefonische bereikbaarheid regelen gaat immers niet alleen om een makkelijke app, maar ook om goede afspraken met je team. Vandaar dat we een korte checklist hebben gemaakt om jullie daarbij te helpen.
Werkafspraken op papier
Pak de werkafspraken er bij. Staan ze nog niet op papier? Dan is dit een goed moment om dat te doen. Houd het kort en concreet. Hieronder een aantal voorbeelden waar jullie werkafspraken over kunnen maken:
- Wie is de kerngebruiker in het team?
- Hoe verdelen we de diensten?
- Wie maakt het rooster?
- Wie zet de diensten in de app?
- Hoeveel mensen zijn er tegelijk bereikbaar?
- Wie handelt de gemiste oproepen en voicemails af?
- Hoe gebruiken we de chat?
- Op welke tijden moet het team bereikbaar zijn?
- Wat gebeurt er buiten die tijden?
- Hoe schrijven we de tijd voor gesprekken met cliënten en bereikbaar zijn?
- Waar kunnen we terecht voor hulp of vragen rond de bereikbaarheid?
Naleven werkafspraken
Leeft iedereen de gemaakte werkafspraken goed na? Zo niet, bespreek dit dan in het eerstvolgende teamoverleg. Zorg voor een concreet voorstel. Onderzoek daarbij waarom de afspraak niet wordt nageleefd. Is het belang van de werkafspraak wel bij iedereen duidelijk? Is er een aanpassing nodig zodat het beter werkt? Of is de werkafspraak eigenlijk niet zo belangrijk en kan hij beter vervallen?
Nieuwe werkafspraken
Ga na of er nieuwe werkafspraken nodig zijn, bijvoorbeeld omdat er dingen fout gaan. Het kan ook zijn dat er nieuwe ontwikkelingen zijn, zoals nieuwe mogelijkheden in de roostersoftware of medicijndispensers.
