Privacyverklaring

Teneinde de dienst TeamTelefoon aan haar gebruikers beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk dat TeamTelefoon B.V. persoonsgegevens verwerkt. Hieronder volgt een beschrijving welke gegevens TeamTelefoon B.V. voor welke doeleinden gebruikt en wat TeamTelefoon B.V. doet om uw privacy te beschermen.

Doeleinden

TeamTelefoon B.V. verzamelt persoonsgegevens om het gebruik van haar producten te faciliteren. Persoonsgegevens worden gebruikt om TeamTelefoon correct te laten werken, de gebruiker van TeamTelefoon te identificeren, contact te leggen indien het geval van een supportvraag of incident, om communicatie te faciliteren tussen gebruikers binnen dezelfde klantomgeving en voor gebruikersonderzoeken.  

Persoonsgegevens van medewerkers

TeamTelefoon is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers ten behoeve van de aangeboden dienst: TeamTelefoon. Voor TeamTelefoon worden de volgende persoonsgegevens van medewerkers verwerkt:
  • Voornaam, achternaam en gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • Telefoonnummer
  • (bedrijfs-)e-mail adres
  • (Portret)foto van gebruikers (Optioneel)
  • Gespreksinformatie over telefonieverkeer
Deze gegevens worden bewerkt en gebruikt voor:
  • Bereikbaarheid - In TeamTelefoon geven gebruikers hun beschikbaarheid op voor het aannemen van telefoongesprekken. Een gebruiker heeft daarnaast inzicht in de beschikbaarheid van de gebruikers binnen het eigen team en de eigen organisatie.
  • Doorschakelingen - TeamTelefoon gebruikt persoonsgegevens om telefoongesprekken van cliënten, huisartsen, transferverpleegkundige en andere bellers door te schakelen naar als bereikbaar aangemelde personen door te schakelen. De historische gegevens van de datums, tijdstippen en afhandeling van deze gesprekken worden ten behoeve van de teams opgeslagen.
  • Chatfunctionaliteit - Persoonsgegevens worden gebruikt om onderling berichten te versturen en te ontvangen tussen gebruikers in de TeamTelefoon omgeving. Ook worden de persoonsgegevens gebruikt bij het afvinken van ontvangen voicemails.
  • Support - Voor het (geautomatiseerd) versturen van (vergeten) wachtwoorden, beantwoorden van vragen en het leveren van support kan gebruik worden gemaakt van de naam, het telefoonnummer en het emailadres van de desbetreffende gebruiker.

Persoonsgegevens van cliënten (alleen bij gebruik Medido)

TeamTelefoon B.V. verwerkt gegevens van cliënten die gebruik maken van de Medido medicijndispenser, zodat berichten vanuit het Medido-platform afgeleverd kunnen worden aan de juiste medewerkers. Hiervoor verwerkt TeamTelefoon de volgende gegevens:
  • Voornaam, achternaam
  • Medido cliënten nummer
  • Telefoonnummer

Gebruik van persoonsgegevens

TeamTelefoon B.V. zal zonder uw voorafgaande toestemming geen persoonsgegevens verkopen, verspreiden of bekendmaken aan derden, tenzij zij hiertoe verplicht is op grond van de wet, gedrags- en beroepsregels of een gerechtelijk bevel. TeamTelefoon B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de beschreven doeleinden. Uitzonderingen hierop zijn gegevens die langer bewaard dienen te worden op grond van een wettelijke bewaarplicht of gedrags- en beroepsregels.  

Wijzigen van persoonsgegevens

Als gebruiker van TeamTelefoon is het mogelijk om persoonsgegevens aan te passen, toe te  voegen of te verwijderen. Mocht u stoppen met het afnemen van onze diensten is het mogelijk om de persoonsgegevens (van alle gebruikers) in een JSON-file te ontvangen.

Gebruik van logbestanden

TeamTelefoon B.V. genereert automatisch logbestanden van het gebruik van haar dienst. TeamTelefoon B.V. houdt gebruiksgegevens bij zoals IP-adressen, URL’s, datum en tijd van het oproepen van de pagina’s, de doorverwijzende communicatiefaciliteiten en andere parameters in de URL’s. Ook data betreffende (communicatie) handelingen in TeamTelefoon kan worden gebruikt voor statistische doeleinden met als doel het verbeteren van de dienstverlening.

Bewaartermijnen

korte omschrijving data categorie uiterlijke bewaartermijn
Persoonsgegevens:  Deze categorie heeft betrekking op de persoonsgegevens die verwerkt en gebruikt worden voor een goede werking van de TeamTelefoon dienst. Deze gegevens kunnen aangepast worden door de gebruikers en door de beheerders. 1 maand (na opzegging)
Logbestanden: Dit zijn historische gegevens van de activiteiten van gebruikers in TeamTelefoon, deze worden bewaard voor controle, inzicht in gebruik en probleemoplossing. 6 maanden
Chatberichten, teammeldingen: Dit zijn korte tekstberichten die teamleden naar elkaar kunnen sturen. Teammeldingen zijn afkomstig van de Medido of doorgestuurde SMS-berichten. tot verwijdering van het betreffende team
Ingesproken voicemailberichten: Dit zijn geluidsbestanden die door bellers naar TeamTelefoon kunnen worden ingesproken als niemand bereikbaar is. Deze geluidsbestanden worden bewaard, zodat deze op een later tijdstip door de teamleden kunnen worden afgeluisterd 6 maanden
Backups:  Backups van TeamTelefoon worden bewaard voor het herstellen en/of aanvullen van eventuele verloren of corrupt geraakte data. Dit betreft ook persoonsgegevens.   31 dagen
Administratieve gegevens (facturatie) 10 jaar

Beveiliging

TeamTelefoon B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. TeamTelefoon is standaard uitgerust met beveiligde verbindingen. Al onze verbindingen van en naar TeamTelefoon op de smartphone en de applicatie op PC, tablet en laptop zijn beveiligd door “https”.

Medewerkers van TeamTelefoon B.V.

Medewerkers van TeamTelefoon B.V. zijn gehouden tot geheimhouding op basis van de geldende gedrags- en beroepsregels.

Hosting

TeamTelefoon B.V. gebruikt servers en opslag van Amazon Web Services (AWS).  Wij gebruiken alleen servers in de Europese Economische Ruimte (voornamelijk Ierland). Wij gebruiken Amazon Web Services EC2 en S3 voor Productie en back-ups.

Privacy by design

Bij het ontwikkelen van nieuwe features en functies houdt TeamTelefoon B.V. zich aan het “privacy by design”-principe. Dit houdt in dat bij elke (nieuwe) feature of functie gekeken wordt naar passende bescherming en beveiliging. Dit kan technisch of organisatorisch van aard zijn.

Datalek

In het geval dat er een datalek ontdekt wordt of gemeld, zal TeamTelefoon B.V. met de hoogste prioriteit het probleem gaan onderzoeken en een permanente oplossing implementeren. Als blijkt dat het langer duurt om een permanente oplossing te implementeren zal er een tijdelijke oplossing worden toegepast totdat er een blijvende oplossing is. Ook zal er worden onderzoek gedaan worden naar de omvang van het datalek. Beheerders van getroffen omgevingen worden zo snel mogelijk op de hoogte gesteld via de mail of per telefoon. Indien het nodig is wordt er een melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De te nemen procedure is (intern) beschreven in het protocol: “Wat te doen bij een datalek?”

Doortje - het doorsturen van SMS-berichten

TeamTelefoon biedt een afzonderlijke Android App aan voor het doorsturen van SMS-berichten naar teams. De inhoud van de ontvangen SMS-berichten worden niet extra opgeslagen op de telefoon. De App beoogt de inhoud af te leveren bij servers van TeamTelefoon. Verder afhandeling is overeenkomstig chatberichten in bovenstaande tabel.

Communicatiefaciliteiten van derden

Indien voor de dienstverlening van TeamTelefoon B.V. communicatiefaciliteiten of diensten van derden benodigd zijn zoals, smartphones, netwerkverbindingen of browsers dan kan het zijn dat deze derden of anderen op deze communicatiefaciliteiten informatie over u verzamelen. TeamTelefoon B.V. is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze communicatiefaciliteiten of diensten en de handelingen van deze derden en anderen. TeamTelefoon B.V. raadt u aan kennis te nemen van hun beleid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.

Leveranciers van TeamTelefoon B.V.

Voor onze diensten gebruiken wij diensten en faciliteiten van derden. Een lijst met leveranciers en overeenkomsten is opvraagbaar via support@teamtelefoon.nl

Toestemming en wijzigingen

Als u via deze dienst informatie verschaft, stemt u ook in met het verzamelen, het gebruiken, het openbaar maken van die informatie volgens ons privacybeleid. Ons privacybeleid kan eenzijdig worden gewijzigd. Bij grote wijzigingen informeren wij de contracthouders hierover via de mail voordat een wijziging in werking treedt.

Vragen

Vragen over onze privacy verklaring? neem contact met ons op via 085 888 4445 of via support@teamtelefoon.nl

Updates/mutaties

  • 5 januari 2018: Initiële vernieuwde versie van de privacy verklaring gepubliceerd.
  • 5 mei 2018: Medido opgenomen in de tekst
  • 14 juni 2018: Toevoeging van Doortje App
  • 9 juli 2018: Bewaartermijn voicemail berichten toegevoegd
  • 16 januari 2019: Verwijderen vorige opmerking (09-07-2018)