Privacyverklaring TeamTelefoon B.V.

Het is noodzakelijk dat TeamTelefoon B.V. persoonsgegevens verwerkt om hun diensten aan haar gebruikers beschikbaar te kunnen stellen. Hieronder volgt een beschrijving van welke gegevens TeamTelefoon B.V. voor welke doeleinden gebruikt en wat TeamTelefoon B.V. doet om uw privacy te beschermen. 

Persoonsgegevens van medewerkers

TeamTelefoon B.V is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van gebruikers ten behoeve van de aangeboden dienst: TeamTelefoon. TeamTelefoon verzameld slechts de gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. TeamTelefoon verzameld en verwerkt de volgende persoonsgegevens: 

 

  • Voornaam, achternaam en gebruikersnaam 
  • Wachtwoord
  • Telefoonnummer
  • (bedrijfs-)e-mail adres
  • (Portret)foto van gebruikers (Optioneel)
  • Gespreksinformatie over telefoonverkeer

Doeleinden

De bovengenoemde gegevens worden verzameld en verwerkt voor de volgende doeleinden:

 

  • Bereikbaarheid – In TeamTelefoon geven gebruikers hun beschikbaarheid op voor het aannemen van telefoongesprekken. Een gebruiker heeft daarnaast inzicht in de beschikbaarheid van de gebruikers binnen het eigen team en de eigen organisatie. 
  • Doorschakelingen – TeamTelefoon gebruikt persoonsgegevens om telefoongesprekken van bellers zoals cliënten en huisartsen door te schakelen naar als bereikbaar aangemelde personen. De historische gegevens zoals de datums, tijdstippen en afhandeling van deze gesprekken worden ten behoeve van de teams opgeslagen.
  • Chatfunctionaliteit – Persoonsgegevens worden gebruikt zodat gebruikers berichten kunnen versturen en ontvangen binnen de TeamTelefoon omgeving. Ook worden de persoonsgegevens gebruikt bij het afvinken van ontvangen voicemails.
  • Support – Voor het (geautomatiseerd) versturen van (vergeten) wachtwoorden, beantwoorden van vragen en het leveren van support kan gebruik worden gemaakt van de naam, het telefoonnummer en het emailadres van de desbetreffende gebruiker.

 

Persoonsgegevens van cliënten (alleen bij gebruik Medido)

TeamTelefoon B.V. verwerkt ook gegevens van cliënten die gebruik maken van de Medido medicijndispenser, zodat berichten vanuit het Medido-platform afgeleverd kunnen worden aan de juiste medewerkers. Hiervoor verwerkt TeamTelefoon de volgende gegevens:

 

  • Voornaam, achternaam
  • Medido cliënten nummer
  • Telefoonnummer

Delen van persoonsgegevens

TeamTelefoon B.V. zal zonder uw voorafgaande toestemming geen persoonsgegevens verkopen, verspreiden of bekendmaken aan derden, tenzij zij hiertoe verplicht is op grond van de wet, gedrags- en beroepsregels of een gerechtelijk bevel. 

Het inzien, wijzigen, verwijderen en meenemen van persoonsgegevens 

Als gebruiker van TeamTelefoon is het op verzoek mogelijk om persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Het is ook mogelijk om de persoonsgegevens (van alle gebruikers van uw organisatie) te ontvangen. 

Gebruik van logbestanden

TeamTelefoon B.V. genereert automatisch logbestanden van het gebruik van haar dienst. TeamTelefoon B.V. houdt gebruiksgegevens bij zoals IP-adressen, URL’s, datum en tijd van het oproepen van de pagina’s, de doorverwijzende communicatiefaciliteiten en andere parameters in de URL’s.

 

Ook data betreffende (communicatie) handelingen in TeamTelefoon kan worden gebruikt voor statistische doeleinden met als doel het verbeteren van de dienstverlening.

Bewaartermijnen

TeamTelefoon B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is en hanteert onderstaande uiterlijke bewaartermijnen. 

 

korte omschrijving data categorie uiterlijke bewaartermijn 
Persoonsgegevens:  Deze categorie heeft betrekking op de persoonsgegevens die verwerkt en gebruikt worden voor een goede werking van de TeamTelefoon dienst. Deze gegevens kunnen aangepast worden door de gebruikers en door de beheerders.  1 maand (na opzegging) 
Logbestanden: Dit zijn historische gegevens van de activiteiten van gebruikers in TeamTelefoon, deze worden bewaard voor controle, inzicht in gebruik en probleemoplossing.  6 maanden
Chatberichten, teammeldingen: Dit zijn korte tekstberichten die teamleden naar elkaar kunnen sturen. Teammeldingen zijn afkomstig van de Medido of doorgestuurde SMS-berichten. Tot verwijdering van het betreffende team
Ingesproken voicemailberichten: Dit zijn geluidsbestanden die door bellers naar TeamTelefoon kunnen worden ingesproken als niemand bereikbaar is. Deze geluidsbestanden worden bewaard, zodat deze op een later tijdstip door de teamleden kunnen worden afgeluisterd. 6 maanden
Backups:  Backups van TeamTelefoon worden bewaard voor het herstellen en/of aanvullen van eventuele verloren of corrupt geraakte data. Dit betreft ook persoonsgegevens.   31 dagen
Administratieve gegevens (facturatie) 10 jaar

Beveiliging

TeamTelefoon B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en enige vorm van onrechtmatige verwerking. 

 

TeamTelefoon is standaard uitgerust met beveiligde verbindingen. Al onze verbindingen van en naar TeamTelefoon op de smartphone en de applicatie op PC, tablet en laptop zijn beveiligd door “https”.

 

Bij het ontwikkelen van nieuwe features en functies houdt TeamTelefoon B.V. zich aan het “privacy by design”-principe. Dit houdt in dat bij elke (nieuwe) feature of functie gekeken wordt naar passende bescherming en beveiliging. Dit kan technisch of organisatorisch van aard zijn. 

Medewerkers van TeamTelefoon B.V.

Medewerkers van TeamTelefoon B.V. zijn gehouden tot geheimhouding op basis van de geldende gedrags- en beroepsregels.

Hosting

TeamTelefoon B.V. gebruikt servers en opslag van Amazon Web Services (AWS).  Wij gebruiken alleen servers in de Europese Economische Ruimte. Wij gebruiken Amazon Web Services EC2 en S3 voor Productie en back-ups.

Datalek

In het geval dat er een datalek wordt ontdekt of gemeld, zal TeamTelefoon B.V. dit probleem met de hoogste prioriteit gaan onderzoeken en een permanente oplossing implementeren. Mocht een permanente oplossing niet gelijk mogelijk zijn dan zal er een tijdelijke oplossing worden toegepast totdat er een blijvende oplossing wordt geïmplementeerd. De omvang van het datalek zal worden onderzocht en beheerders van getroffen omgevingen zullen zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld via de mail of per telefoon (afhankelijk van de ernst van de datalek). Bij een datalek wordt deze geregistreerd in het “datalek register” van TeamTelefoon en indien nodig wordt er een melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Doortje – het doorsturen van SMS-berichten

TeamTelefoon biedt een afzonderlijke Android App aan voor het doorsturen van SMS-berichten naar teams. De inhoud van de ontvangen SMS-berichten worden niet extra opgeslagen op de telefoon. De app beoogt de inhoud af te leveren bij servers van TeamTelefoon. Verder afhandeling is overeenkomstig chatberichten in bovenstaande tabel.

Communicatiefaciliteiten van derden

De communicatiefaciliteiten of diensten die benodigd zijn om de dienstverlening van TeamTelefoon B.V te gebruiken, zoals apparatuur, netwerkverbindingen en browsers, kunnen persoonsgegevens van u verzamelen. TeamTelefoon B.V. is niet verantwoordelijk voor de handelingen van deze derden. TeamTelefoon B.V. raadt u aan kennis te nemen van hun privacyverklaring als u een volledig beeld wilt krijgen van de gegevens u deelt. 

Leveranciers van TeamTelefoon B.V.

Voor onze diensten gebruiken wij diensten en faciliteiten van derden. Een lijst met leveranciers en overeenkomsten is opvraagbaar via support@teamtelefoon.nl

Toestemming en wijzigingen

Voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens beroept TeamTelefoon zich op de volgende grondslag uit artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: “de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen”. 

Mochten de persoonsgegevens voor andere (niet genoemde) doeleinden gebruikt worden, dan zal TeamTelefoon B.V. eerst uw toestemming vragen en documenteren en mag u ten allen tijden deze toestemming intrekken. 

TeamTelefoon B.V. kan dit privacybeleid eenzijdig wijzigen en raadt u aan om dit document regelmatig te raadplegen. Bij grote wijzigingen informeren wij de contracthouders hierover via de mail voordat de wijziging in werking treedt. 

Cookies

TeamTelefoon B.V. maakt gebruik van cookies op haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Sommige cookies zijn nodig om de site te laten werken; anderen helpen ons de website te verbeteren en maken het mogelijk om u een betere gebruikservaring te bieden. 

 

Voor meer informatie verwijzen wij u naar het TeamTelefoon “Cookie-Statement”. 

Vragen

Vragen over onze privacy verklaring? Neem contact met ons op via 085 888 4445 of via support@teamtelefoon.nl

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de manier waarop TeamTelefoon omgaat met persoonsgegevens dan verzoeken wij u om contact met ons opnemen via 085 888 4445 of via support@teamtelefoon.nl. Wij willen u ook wijzen op de mogelijkheid om uw klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Updates/mutaties

  • 5 januari 2018: Initiële vernieuwde versie van de privacy verklaring gepubliceerd.
  • 5 mei 2018: Medido opgenomen in de tekst.
  • 14 juni 2018: Toevoeging van Doortje App.
  • 9 juli 2018: Bewaartermijn voicemail berichten toegevoegd.
  • 16 januari 2019: Verwijderen vorige opmerking (09-07-2018)
  • 11 juni 2019: Klachten en dataportabiliteit toegevoegd. Privacy by design samengevoegd met beveiliging.  
  • 19 juni 2019: Volgorde document aangepast, cookiebeleid toegevoegd, toestemming en wijzigingen gewijzigd, datalek aangepast.