Een organisatie met een slechte planning is gedoemd te falen. Zeker in de thuiszorg is de dienstenplanning van essentieel belang. De planner moet ervoor zorgen dat iedereen de juiste zorg krijgt, maar ook dat de inzet van het personeel zo efficiënt mogelijk is. Iedere organisatie pakt dit anders aan. We hebben een paar tips verzameld om het plannen zo goed mogelijk te laten verlopen.
Breng alles in kaart
Om de planning te verbeteren, moet je eerst het werk en het beschikbare personeel in kaart brengen. Hieruit kun je een minimumbezetting opmaken. Houd bij waar je personeel tekort komt om het overzichtelijk te houden. Maak vervolgens een koppeling tussen het beschikbare werk en het beschikbare personeel. Als laatste kan het verstandig zijn om een risicoanalyse te maken. Bij een risicoanalyse bekijk je zowel de interne als externe risico’s. Denk hierbij aan uitvallend personeel of een pandemie. Bepaal hoe aannemelijk het is dat de situatie voorkomt en welke maatregelen er in dat geval genomen moeten worden.
Organiseer de diensten
Er zijn meerdere opties bij het indelen van de diensten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld diensten van vier, acht of twaalf uur draaien. Alleen als het écht nodig is, kun je medewerkers twaalf uur inplannen. Vul missende uren op met personeel dat minder dan acht uur per dag werkt. Wat soms nog wordt vergeten, is het inplannen van een stand-by dienst. Bij plotselinge uitval heb je dan een back-up in de planning staan.
Planningssoftware
Om de planning goed te laten verlopen, is het belangrijk om software aan te schaffen die goed werkt voor de organisatie. Met planningssoftware kun je zien wie er wanneer beschikbaar is, op welk moment cliënten zorg nodig hebben en wat de meest efficiënte route is voor de verpleegkundige. Al deze informatie maakt het mogelijk om een goede en efficiënte planning te maken die voor zoveel mogelijk mensen werkt.
Lukt het niet?
Mocht het als organisatie niet lukken de planning op orde te krijgen, dan is er altijd nog de mogelijkheid om de planning uit te besteden aan een andere partij. Investeren in een efficiënte planning is investeren in het welzijn van je personeel en cliënten. Goed plannen is absoluut geen overbodige luxe. Sterker nog: het is een harde eis om als organisatie goed te functioneren.
Praktische tips
- In sommige organisaties gebruiken ze meerdere formats om de planning bij te houden. Vakantieaanvragen staan in de agenda, de planning staat online en standaarddiensten in Microsoft Excel. Overweeg over te stappen naar één format of maak duidelijk welk format leidend is. Zo voorkom je misverstanden.
- Let erop dat cliënten zo veel mogelijk vaste medewerkers zien. Dat is fijn voor de cliënt en wordt vaak ook verwacht door de zorgverzekeraar.
- Overleg als planner met de wijkverpleegkundige. Heb je bijvoorbeeld een tijdslot over, vraag dan of het mogelijk is om daar nog iets in te plannen.
- Efficiënte routes kunnen ervoor zorgen dat meer cliënten geholpen kunnen worden door één medewerker
Bron: Déhora, Thuiszorg Planners
Heb jij nog een andere tip om de planning binnen een organisatie te verbeteren? Laat het dan weten via marketing@teamtelefoon.nl
