Zorggroep Oude en Nieuwe Land voltooide pasgeleden een uitgebreid project gericht op het verbeteren van de bereikbaarheid van hun zorgteams. Dit initiatief kwam voort uit een duidelijke behoefte aan betere communicatie en efficiëntie binnen de organisatie. Tijdens ons expert webinar op 13 juni schoven Joop van der Lei, manager interne services bij ZONL en Theo Frits, service manager bij ZONL, bij ons aan tafel om te praten over het project. Tijdens het webinar kwamen drie vragen aan bod: welk probleem van de bereikbaarheid wil je oplossen? Hoe pak je dit soort projecten aan over de gehele bandbreedte van de organisatie en wat levert het uiteindelijk op?
In november 2018 begon Joop als manager interne services bij ZONL en merkte hij al snel dat de bestaande bereikbaarheidssystemen niet voldeden aan de behoeften van de medewerkers. De tevredenheid was laag en de kosten waren relatief hoog in vergelijking met wat ZONL er voor terugkreeg. Dit leidde tot de beslissing om op zoek te gaan naar een betere oplossing die de hele organisatie kon bedienen, waaronder de ondersteunende diensten, revalidatie, wonen en zorg, en de wijkverpleging.
Waarom moet de bereikbaarheid goed geregeld zijn?
Een van de eerste vragen waarmee onze Pepijn Kromhout, operationeel directeur bij TeamTelefoon, het webinar aftrapte, was: waarom is het voor zorgmedewerkers nu zo belangrijk dat de bereikbaarheid goed geregeld is? “Het gaat eigenlijk om twee dingen: bereikbaarheid en beschikbaarheid,” legt Joop uit. Zorgteams moeten goed telefonisch bereikbaar zijn, zowel voor cliënten als voor bijvoorbeeld huisartsen. Daarnaast is het essentieel om te weten wie er beschikbaar is binnen het zorgteam. Als een cliënt belt, moet zij meteen bij de juiste zorgmedewerker terecht kunnen; dit is beschikbaarheid. Als laatste is een goede bereikbaarheidsdienst een manier om personeel aan te trekken. Met TeamTelefoon gebruiken we digitalisering en modernisering om mensen aan te trekken én te behouden,” zegt Joop.
Wat waren de eisen van ZONL?
Theo, de servicemanager bij ZONL, leidde het proces van leveranciersselectie en stelde duidelijke criteria op voor de nieuwe oplossing. De belangrijkste eisen waren onder andere een besparing van minimaal 25% op de jaarlijkse operationele kosten, een centraal telefoonboek voor de gehele organisatie en een automatische koppeling met het HR-pakket voor het delen van persoonsgegevens. Het selectieproces betrof ook een grondige beoordeling van potentiële partners, waarbij de nadruk lag op nabijheid, begrip van de zorgsector en de mogelijkheid om gezamenlijk één geïntegreerd systeem te leveren. Uiteindelijk viel de keuze op TeamTelefoon voor de wijkzorg, een cruciale sector binnen ZONL.
Wat beïnvloedde de keuze tussen de leveranciers?
“Naast alle eisen moet je als organisatie ook nadenken over met wat voor soort leverancier je wilt samenwerken. Sta je samen in de wedstrijd of sta je er alleen voor?” benadrukt Theo vragend. Voor ZONL was het belangrijk dat de leveranciers samen problemen kunnen aanpakken en dat zij ook niet stoppen voordat het 100 procent gelukt is. “Bij de selectie hebben we geprobeerd een inschatting te maken van welke leveranciers onze denkwijze delen,” zegt Joop. “Als je samen ergens de schouders onder zet en je partner haakt dan af omdat ze te hard moeten lopen, dan is eigenlijk je hele partnership gelijk in het project al om zeep geholpen,” vertelt Theo.
Resultaten
Het project heeft aanzienlijke verbeteringen opgeleverd:
- Kostenbesparing: ZONL realiseerde een structurele besparing van €300.000,00 per jaar op de bereikbaarheid in vergelijking met de vorige leverancier.
- Efficiëntie en rust: zorgmedewerkers ervaren minder regeldruk en meer rust, doordat ze niet constant hoeven te controleren of ze bereikbaar zijn. TeamTelefoon koppelt direct met het planningssysteem, wat inefficiënte communicatie en onderlinge afstemming vermindert.
- Verbeterde werk-privé balans: door de automatische aanmelding en afmelding op basis van het rooster, worden medewerkers niet meer onnodig gestoord tijdens hun vrije tijd.
Heb je het webinar gemist? Je kunt de replay van het webinar aanvragen via onderstaande knop. We willen graag nogmaals Theo en Joop bedanken voor hun deelname aan het webinar, het was een waar genoegen.
