Ter gelegenheid van het tienjarig jubileum van TeamTelefoon blikken we terug met onze klanten van de beginjaren. Daarom gingen we in gesprek met Tim van zorgorganisatie Aafje. Wat zijn verhaal zo bijzonder maakt, is dat hij de zorg vanuit vrijwel elke hoek kent: hij begon zelf op de werkvloer in de directe zorg, werd vervolgens planner en maakte uiteindelijk de stap naar functioneel beheerder. Vanuit die brede ervaring vertelt hij hoe de communicatie in de wijkverpleging de afgelopen acht tot negen jaar een complete transformatie heeft doorgemaakt.
Begrip voor de praktijk op de werkvloer
Met bijna twintig dienstjaren op de teller bij Aafje weet Tim precies wat er speelt in de dagelijkse zorgpraktijk. Zijn achtergrond op de vloer helpt hem dagelijks in zijn huidige rol als beheerder van verschillende systemen, waaronder TeamTelefoon. Hij begrijpt als geen ander hoe belangrijk het is dat software de zorgverlener ondersteunt in plaats van belast. Tim vertelt: “Ik ben altijd heel erg van: werkt het en is het makkelijk? Hoe minder handelingen en extra acties er nodig zijn om dingen te regelen, hoe meer tijd je overhoudt voor wat je wél wilt doen in de zorg en dat is daadwerkelijk de zorg leveren.”
Van fysieke telefoons naar digitaal gemak
Tim vertelt dat er voor de komst van TeamTelefoon gewerkt werd met één centrale bereikbaarheidstelefoon. Deze mobiele telefoon werd fysiek aan elkaar doorgegeven óf telkens handmatig doorgeschakeld naar de collega die op dat moment dienst had. Het continu handmatig doorschakelen en overdragen bracht veel afhandelmomenten met zich mee, waarin makkelijk iets kon misgaan. Bovendien hing de bereikbaarheid van het hele team aan die ene telefoon: ging dat toestel kapot of was er iets met dat specifieke nummer, dan was direct niemand meer bereikbaar.
“Toen we in 2017 overgingen naar TeamTelefoon was dat echt een verademing. Zorgprofessionals hoefden niet meer steeds die telefoon door te geven of door te schakelen, maar konden zelf in de app aangeven dat ze bereikbaar waren. Hoe minder handelingen en extra acties er nodig zijn, hoe meer tijd je overhoudt voor de zorg zelf.”
Van simpele app naar slimme ondersteuning
Sinds de eerste overstap is er in de afgelopen jaren veel veranderd. In de beginfase werd het oude 06-nummer bijvoorbeeld nog doorgeschakeld naar TeamTelefoon, totdat dat 06-nummer er helemaal uit ging en cliënten één centraal 085-nummer kregen.
Volgens Tim zijn er daarna vooral handige functionaliteiten bij gekomen die het werk stapsgewijs makkelijker maken. Een belangrijke stap daarin was de koppeling met Nedap Ons, waardoor zorgverleners nu automatisch vanuit het rooster op bereikbaar worden gezet. Ook hoeft sinds kort het handmatig opslaan van nummers niet meer, omdat het adresboek van de cliënten automatisch mee komt.
De meest waardevolle functie van de Nedap Ons-koppeling is volgens Tim het slim routeren:
“Slim routeren is een hele fijne ontwikkeling, omdat zorgprofessionals minder gebeld worden door klanten waar ze die dag niet naartoe gaan. De persoon die net bij die klant is geweest of er nog naartoe gaat, weet gelijk wat er speelt en kan daarop inspringen.”
Vanuit zijn eigen rol als functioneel beheerder heeft Tim nauwelijks omkijken naar TeamTelefoon. Aafje heeft het namelijk zo ingericht dat de teams zelf in de app kunnen regelen wie er in hun team zit en wie er bereikbaar is.
Stabiliteit en open dialoog als basis
Dat Aafje al meer dan negen jaar intensief samenwerkt met TeamTelefoon heeft volgens Tim alles te maken met twee factoren: de hoge betrouwbaarheid van het systeem en de open communicatie tussen beide organisaties. TeamTelefoon heeft zich bewezen als een uitermate stabiel platform. Dat is essentieel in de zorg, want hoe goed een applicatie ook doordacht is, als deze niet werkt op het moment dat een zorgprofessional het nodig heeft, houdt het snel op.
“De gesprekken zijn altijd heel open geweest. Wij kunnen onze wensen uit de praktijk aandragen en jullie denken eerlijk mee over wat er mogelijk is. Doordat jullie actief vragen stellen over hoe wij werken, sluiten nieuwe ontwikkelingen ook echt aan op wat de werkvloer nodig heeft.”
Slimme automatisering met een menselijk hart
Momenteel kijkt Aafje samen met TeamTelefoon naar oplossingen voor een van de grotere uitdagingen in de thuiszorg: de vele telefoontjes van cliënten met de vraag hoe laat de zorgprofessional precies langskomt. Elk telefoontje is weer een onderbreking van de zorgtaken op de route. Aafje onderzoekt daarom hoe ze dit slimmer kunnen inrichten. Zo is er geëxperimenteerd met keuzemenu’s en ingesproken bandjes om de druk op te vangen en kijken beide partijen verder naar mogelijke ontwikkelingen die de zorg hierin kunnen ondersteunen.
Toch benadrukt Tim dat automatisering nooit ten koste mag gaan van de menselijke maat. Veel cliënten bellen namelijk niet alleen voor een praktische vraag, maar ook uit eenzaamheid of omdat ze spanning ervaren.
Tim vertelt: “Er zit wel een wens in van automatisering rondom informatievoorziening, maar we moeten ook zorgen dat de cliënt gewoon kan blijven bellen wanneer dat nodig is. Als een klant zich eenzaam voelt, moet die niet afgestoten worden door een automatisch bericht. De applicaties die je gebruikt moeten het werk makkelijker maken, maar het voor de klant zeker niet moeilijker of beangstigend maken.”
Loop jij binnen jouw zorgorganisatie tegen dezelfde vraagstukken aan, of wil je meedenken over hoe bereikbaarheid in de wijk nóg slimmer en prettiger kan? We gaan heel graag met je in gesprek! Neem gerust contact met ons op, of schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste inzichten en ontwikkelingen.
