Op dinsdag 25 maart organiseerde TeamTelefoon het expert webinar ‘Sturen op cijfers’. Onder leiding van Pepijn Kromhout, operationeel directeur bij TeamTelefoon, doken we samen met de deelnemers in de wereld van datagedreven werken in de zorg. Het werd een interactieve sessie vol inzichten, herkenning én praktische tips om met data de zorg daadwerkelijk te verbeteren. Voor iedereen die er niet bij kon zijn of alles nog eens rustig wil nalezen: hierbij de belangrijkste inzichten op een rij.
Waarom sturen op cijfers?
De zorg staat onder druk: een stijgende zorgvraag, toenemende werkdruk en personeelstekorten dwingen organisaties slimmer te werken. Data kunnen daarbij helpen. Want wie inzicht heeft in de bereikbaarheid van zorgteams – denk aan opnamepercentages, belpatronen en slimme routering – heeft aanknopingspunten in handen om zowel de kwaliteit van zorg als het werkplezier van zorgverleners te verbeteren. Zoals Pepijn het mooi verwoordde: “Met slimme data-inzichten wordt de zorg niet alleen efficiënter, maar ook fijner: minder ruis, meer rust en volledige focus op wat écht telt: de cliënt.”
Van cijfers naar gesprekken
Tijdens het webinar liet Pepijn zien hoe bereikbaarheidscijfers uit TeamTelefoon gebruikt kunnen worden als startpunt voor een open en constructief gesprek binnen teams. Bijvoorbeeld met teams waar opvallend veel naartoe wordt gebeld of waar het opneempercentage achterblijft. Dat hoeft niet meteen penibel te zijn, maar het kán een signaal zijn van onderliggende problemen, zoals onduidelijke werkafspraken of cliënten die extra ondersteuning nodig hebben.
“Het gaat niet om het verzamelen van nóg meer cijfers, maar om het stellen van de juiste vragen,” vertelt Pepijn. Waarom belt een cliënt dertig keer per maand? Staat iedereen op route wel als ‘bereikbaar’ ingesteld? En wat zegt het belgedrag van een apotheek of zorgcentrale over de samenwerking?
Van inzicht naar actie
Tijdens het webinar werd duidelijk dat data pas echt waardevol worden als je ermee aan de slag gaat. Deelnemers kregen praktische handvatten om bereikbaarheid bespreekbaar te maken binnen teams en om met behulp van cijfers tot gerichte verbeteracties te komen. Denk hierbij aan het herkennen van opvallende patronen, het analyseren van terugkerende knelpunten en het voeren van open gesprekken binnen het team over wat bereikbaarheid in de praktijk betekent. In plaats van om abstracte cijfers, draaide het webinar om concrete vertaalslagen: hoe gebruik je data als uitgangspunt voor beter afgestemde zorg en meer rust in het team? De gedeelde inzichten zijn daarmee vooral bedoeld om organisaties te inspireren en te ondersteunen bij hun eigen zoektocht naar werkbare oplossingen – afgestemd op hun eigen context en werkwijze.
Het dashboard als hulpmiddel
Ook het vernieuwde datadashboard van TeamTelefoon kwam aan bod tijdens het webinar. Met dit dashboard kunnen teams in één oogopslag zien hoe ze scoren op de bereikbaarheid en hoe dit zich verhoudt tot andere teams binnen de organisatie. Pepijn legt uit: “Het helpt teams om snel inzicht te krijgen in hun bereikbaarheid en biedt concrete aanknopingspunten voor verbetering. Wat het dashboard vooral behulpzaam maakt, is dat het niet alleen data toont, maar ook het gesprek op gang brengt: waarom worden we zoveel gebeld? Wat kunnen we doen om rust in het team te creëren? Zijn onze werkafspraken nog duidelijk en actueel?” Door regelmatig stil te staan bij deze cijfers ontstaat er ruimte voor reflectie én actie en kunnen teams zelf de regie nemen over hun bereikbaarheid en werkplezier.
Een nulmeting met TeamTelefoon-data
Tijdens het webinar heerste er een gezellige en inspirerende sfeer. Dit was ook de eerste keer dat deelnemers live konden meepraten tijdens een webinar van TeamTelefoon. Hierdoor kregen we een mooi voorbeeld van een deelneemster die vertelde hoe haar organisatie TeamTelefoon-data heeft gebruikt als nulmeting om de effectiviteit van hun regionale bereikbaarheid onder de loep te nemen. Wat op papier druk telefonisch verkeer leek, bleek in de praktijk op sommige plekken neer te komen op slechts enkele oproepen per jaar. Die inzichten leidden binnen de desbetreffende organisatie tot de volgende vraagstelling: moeten we het wel op deze manier organiseren? Het antwoord daarop was nog niet definitief, maar de organisatie is door deze nulmeting wél terug naar de tekentafel gegaan om het beleid kritisch tegen het licht te houden. Een goed voorbeeld van hoe data kunnen helpen om bestaande aannames en werkwijzen opnieuw te bevragen.
TeamTelefoon bedankt alle deelnemers voor hun aanwezigheid en bijdragen. Voor wie vragen heeft, verder wil puzzelen of gewoon benieuwd is naar wat er nog meer mogelijk is: onze deur staat altijd open.
