In steeds meer teams in de geestelijke gezondheidszorg wordt gewerkt zonder vast kantoor en zonder manager. Medewerkers plannen hun eigen routes, hebben eigen cliënten en zijn samen verantwoordelijk voor het organiseren van hun werk. Dit vraagt om slimme oplossingen, zeker als het gaat om de telefonische bereikbaarheid.
Een traditioneel systeem met een doorgeeftelefoon past daar niet goed meer bij. Het zorgt voor onnodige reistijd, onduidelijkheid over wie bereikbaar is en praktische rompslomp met doorschakelen en overdragen. “Ik ga vanuit huis naar mensen toe en ik woon best een eindje van kantoor,” vertelt Lotte, herstelcoach bij RIBW Brabant. “Als ik naar kantoor ga, dan rijd ik al langs cliënten die ik moet gaan bezoeken tijdens mijn route. Toch moest ik altijd eerst de telefoon nog ophalen. Dat is heel onlogisch.”
Met TeamTelefoon is dat verleden tijd. Zorgprofessionals gebruiken hun eigen werktelefoon en regelen hun bereikbaarheid via een app. De inkomende oproepen gaan naar de medewerker die op beschikbaar staat. Wie niet werkt, wordt ook niet gebeld. De app zorgt ervoor dat telefoontjes automatisch bij de juiste collega terechtkomen. “We hoeven niets meer fysiek over te dragen,” zegt Lotte. “Ik kan gewoon mijn eigen telefoon gebruiken en ik hoef niet meer door te schakelen. Dat gebeurt allemaal automatisch.”
Veilig bellen en chatten met cliënten
Veel cliënten vinden het prettig om te bellen, maar sommigen sturen liever een berichtje. Vooral bij jongere cliënten is de voorkeur voor chatten sterk aanwezig. Het is de manier waarop zij gewend zijn contact te houden met anderen.
Bij TeamTelefoon vinden we het belangrijk dat contact met de zorg laagdrempelig blijft voor alle cliënten. Daarom is het ook belangrijk om de jongere doelgroep hierin goed te faciliteren. Met TeamTelefoon Messenger kunnen cliënten chatten met hun zorgverleners. In plaats van een groepsapp met meerdere werktelefoons of een doorgeeftelefoon voor WhatsApp, is er nu één duidelijk teamkanaal. De cliënt ziet één chat met het team en krijgt een reactie van de zorgmedewerker die op dat moment bereikbaar is. Daarbij is ook zichtbaar wíe er reageert.
Zorgverleners gebruiken hiervoor hun vertrouwde TeamTelefoon-app op de werktelefoon. Doordat het contact via het teamnummer verloopt, hoeven collega’s geen telefoons meer door te geven en is het voor cliënten helder met wie ze contact hebben.
Net als bij het bellen werkt ook het chatten via bereikbaarheid. Alleen collega’s die op dat moment bereikbaar zijn, ontvangen meldingen en kunnen reageren. Zo blijft het contact laagdrempelig, veilig en overzichtelijk voor iedereen.
Vrijheid én structuur
In zelfsturende teams is er veel vrijheid om het werk naar eigen inzicht in te richten. Tegelijk vraagt dit om duidelijke afspraken: wie vangt iets op bij ziekte, wanneer ben je bereikbaar en hoe blijf je als team op één lijn?
Lotte werkt in een team zonder manager. Samen met haar collega’s is ze verantwoordelijk voor de cliënten én voor de organisatie van het werk. “We zijn een zelfsturend team. We denken samen na over hoe we het werk verdelen en lossen het zelf op als iemand bijvoorbeeld dreigt uit te vallen.”
Binnen het team werkt iedereen met eigen cliënten en eigen afspraken. “We hebben geen typische agendadiensten. Ik bepaal mijn uren en de cliënt krijgt de zorg die hij of zij nodig heeft,” vertelt Lotte. “Dat vraagt veel flexibiliteit, maar je moet ook heel duidelijk je grenzen aangeven. Anders ben je gewoon 24/7 aan het werk.”
De TeamTelefoon-app helpt daarbij. Zorgverleners kunnen aangeven wanneer ze bereikbaar zijn, waardoor ze buiten werktijd niet gebeld worden. Dat geeft rust, ook in een team zonder centrale coördinatie.
Hoewel ieder teamlid een eigen caseload heeft, zoeken ze elkaar actief op. “We proberen altijd op de hoogte te blijven van elkaar en elkaar te helpen waar nodig.” Goede communicatie is daarbij essentieel. De combinatie van autonomie en onderlinge afstemming maakt het werk behapbaar én persoonlijk.
Geen vast kantoor meer nodig
Voor teams die zonder wijkkantoor werken, betekent dit ook minder reistijd en meer flexibiliteit. De werkdag start vanuit huis of onderweg. Een traditioneel kantoor is vaak niet meer nodig, zolang de juiste digitale middelen beschikbaar zijn.
Soms is een flexplek handig, bijvoorbeeld voor overleg of een vertrouwelijk telefoongesprek. “Toen we geen kantoor meer hadden, merkte ik dat het lastig was om te bellen in een openbare ruimte. Dan luisterde iedereen mee”, vertelt Lotte. Daarom is er bij haar team nog een kleine werkplek beschikbaar, al is die niet altijd nodig. “Ik heb alles bij me. Mijn telefoon, mijn laptop, daar kan ik alles mee. In principe zou ik ook vanuit mijn auto kunnen werken.”
Met TeamTelefoon kunnen zorgverleners zich volledig richten op wat echt belangrijk is: goede zorg bieden, zonder onnodige onderbrekingen of logistieke drempels. De app sluit aan op een manier van werken waarin zorgprofessionals zelfstandig en digitaal hun werk doen, waar en wanneer dat nodig is.
Ben je benieuwd hoe TeamTelefoon Messenger ook jouw team kan ondersteunen bij laagdrempelig en veilig contact met cliënten? Neem gerust contact met ons op. Wil je op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en praktische tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.
