Met de mobiele app van TeamTelefoon regelt een zorgteam zelf de bereikbaarheid. Wanneer iemand naar het teamnummer belt, schakelt TeamTelefoon de inkomende oproep automatisch door naar een beschikbaar teamlid. Neemt het eerste teamlid niet op? Dan schakelt het gesprek door naar het volgende teamlid, de achterwacht of de gemeenschappelijke voicemail. Maar wie ziet TeamTelefoon eigenlijk als het eerste teamlid?
Met de doorgeeftelefoon was het slechts voor één persoon mogelijk om de bereikbaarheidsdienst te draaien. Met TeamTelefoon kunnen nu meerdere teamleden tegelijkertijd bereikbaar zijn. Hierdoor behoren lange wachttijden met bellen tot het verleden en wordt de werkdruk gelijkmatig verdeeld over het gehele team. Bovendien is het mogelijk om een achterwacht in te stellen voor het geval dat de teamleden die als bereikbaar zijn gemarkeerd niet kunnen opnemen. Als achterwacht ben je dan op de hoogte dat de beller al contact heeft gezocht met meerdere teamleden die niet beschikbaar waren. Mocht ook de achterwacht niet in staat zijn om op te nemen, dan schakelt de app de beller door naar de teamvoicemail.
Een eerlijke verdeling
Wanneer een cliënt, huisarts of mantelzorger het teamnummer belt, wordt de oproep doorgeschakeld naar het beschikbare teamlid op dat moment. In het geval dat meerdere teamleden beschikbaar zijn, wordt de oproep doorgeschakeld naar het teamlid dat het langst niet telefonisch bereikt is. Dus, wanneer je bovenaan staat in de TeamTelefoon-app, betekent dit niet automatisch dat je altijd als eerste wordt gebeld. Op deze wijze waarborgen we een rechtvaardige verdeling van oproepen en voorkomen we dat slechts één zorgprofessional steeds als eerste wordt benaderd.
Slim routeren
Met de Nedap Ons®-koppeling verloopt het proces iets anders. Wanneer een cliënt het teamnummer belt en de functie ‘slim routeren’ is geactiveerd, wordt de oproep automatisch doorgestuurd naar het beschikbare teamlid dat verantwoordelijk is voor de specifieke zorgroute. Hierdoor worden inkomende gesprekken relevanter voor de betreffende zorgprofessional, wat de hulp aan de cliënt nog effectiever maakt. Als de aangewezen medewerker niet beschikbaar is, wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld naar andere beschikbare collega’s, de achterwacht, of naar de voicemail.
Let op!
TeamTelefoon raadt aan om te proberen te werken met een combinatie van een tot drie bereikbare teamleden en een achterwacht. Wanneer iedereen als bereikbaar staat ingesteld, is het niet duidelijk of je als eerste of als laatste gebeld zult worden. Bovendien is het niet praktisch om met een heel groot aantal collega’s tegelijkertijd bereikbaar te zijn. Dit komt doordat de oproep in de TeamTelefoon-app achtereenvolgens overgaat bij elk bereikbaar teamlid. Als iemand niet opneemt, gaat de oproep naar de volgende in de rij. Deze opeenvolgende belrondes vergroten de kans dat de beller ophangt, voordat hij of zij de voicemail kan inspreken. Dit kan bij de beller de indruk wekken dat de teamvoicemail niet naar behoren functioneert.
Wil je meer weten over de TeamTelefoon-app? Neem een kijkje bij onze functies. Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf je in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief.
