Tijdens ‘Achter de schermen’ geven we jou praktische tips en oplossingen bij veelvoorkomende situaties waar jij als gebruiker van de TeamTelefoon-app mee te maken kan krijgen. Deze keer: voicemailberichten en het inspreken van de teamvoicemail.
Voicemailberichten
Een cliënt belt naar het teamnummer en wordt automatisch doorgeschakeld naar een bereikbaar teamlid. Als dit teamlid op dat moment een cliënt helpt met douchen en dus niet op kan nemen, schakelt TeamTelefoon automatisch door naar het volgende bereikbare teamlid. Kan niemand van het team opnemen? Dan wordt de teamvoicemail ingeschakeld en kan de cliënt een voicemailbericht inspreken. Deze voicemail kun je vinden in het gespreksoverzicht in de TeamTelefoon-app. Je kunt ingesproken voicemailberichten direct afluisteren en het teamlid dat met het voicemailbericht te werk gaat kan het daarna afvinken. Zo is het voor andere teamleden meteen duidelijk dat zij geen actie meer hoeven te ondernemen.
Inspreken van de teamvoicemail
Het is natuurlijk fijn dat cliënten altijd nog een voicemail kunnen inspreken, wanneer alle bereikbare teamleden bezig zijn. Maar wist je dat veel teams de vooraf ingestelde teamvoicemail niet aanpassen? Cliënten krijgen een computerstem te horen met een standaard begroeting. Als een cliënt geen teamlid aan de lijn krijgt, is het voor hem of haar toch fijn om een bekende stem te horen bij de voicemail. We raden aan om met het team rond de tafel te gaan zitten en samen een persoonlijke, leuke en effectieve begroeting op te nemen.
Vraag je je af waar je dit kan doen? Ga in de app naar ‘Instellingen’ en klik op ‘Teamvoicemail’. Hier kun je op ‘Neem een nieuwe begroeting op’ klikken en een bericht inspreken. Spreek de begroeting in en sla hem op. Zo krijgen jullie cliënten altijd een persoonlijk bericht te horen.
In de komende weken publiceren we nog meer ’Achter de schermen’ artikelen waarin we verschillende functies van TeamTelefoon uitleggen. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om niets te missen. Heb je de vorige ‘Achter de schermen’ gemist? We bespraken uitbellen met het teamnummer via de TeamTelefoon-app. Op onze website staan de functies van de TeamTelefoon-app ook uitgelicht.
