Wat gebeurt er met oproepen die doorgeschakeld worden naar een telefoon die uitstaat?Met de zomer in zicht zijn er steeds meer collega’s die er af en toe een weekje tussenuit gaan. Het kan dan gebeuren dat een teamlid vergeet zich af te melden voor de bereikbaarheid, maar wel zijn of haar telefoon uitzet. Wanneer de telefoon van het teamlid uit staat, wordt er logischerwijs niet opgenomen. Het gesprek kan dan terechtkomen in de persoonlijke voicemail van dit teamlid, in plaats van de teamvoicemail. De oproep wordt in de app alleen wel gemarkeerd als beantwoord, terwijl het eigenlijk een gemist gesprek is. In dit artikel vertellen we je meer over onze best practices om dit soort situaties te voorkomen.
Tip 1: activeer het wisselgesprek
Het is belangrijk dat elk teamlid de functie ‘wisselgesprek’ activeert. Wanneer je in gesprek bent en niet op kunt nemen, wordt de beller automatisch doorgeschakeld naar een andere bereikbare collega of de teamvoicemail. Zo krijgt de beller altijd iemand te pakken en wordt elk gesprek op een goede manier afgehandeld. Lees hier hoe je wisselgesprek aan kan zetten.
Tip 2: druk nooit een inkomende gesprek weg
Druk een inkomend gesprek niet weg, ook al heb je het wisselgesprek geactiveerd. Hiermee voorkom je dat het geweigerde gesprek als “behandeld” wordt bestempeld terwijl het telefoontje helemaal niet is afgehandeld. Dit is onhandig omdat jouw team dan niet op de hoogte is van welke oproepen nog afgehandeld moeten worden.
Tip 3: meld je af voor TeamTelefoon wanneer je telefoon uit staat
Vergeet jezelf niet van een bereikbaarheidsdienst in de TeamTelefoon-app af te halen. Wanneer je niet werkt, ziek bent of verlof hebt, is het belangrijk on te kijken of je toch niet ergens staat ingepland. Anders kan een oproep voor het team in jouw persoonlijke voicemail terechtkomen wanneer je telefoon uitstaat. Hierdoor zijn jouw collega’s niet op de hoogte of het belletje al is afgehandeld of niet. Bovendien heeft jouw zorgteam geen toegang tot je persoonlijke inbox indien de beller een voicemail achterlaat. Dat is zowel vervelend voor jou als voor de cliënt, aangezien de voicemail onbeluisterd zal blijven zolang de telefoon uit staat.
Tip 4: plan niet te ver vooruit
Wij raden onze gebruikers aan voor maar een paar weken hun beschikbaarheid in te plannen. Wanneer je te ver vooruit plant, kan het namelijk gebeuren dat je je vergeet af te melden in de TeamTelefoon-app als je spontaan een vrije dag opneemt. Als je je werktelefoon dan hebt opgeborgen of hebt uitgezet, is het team niet (goed) bereikbaar. Door kortere periodes vooruit te plannen verklein je dit probleem, omdat de meeste vrije dagen dan al wel bekend zijn.
Met deze tips mis je als team nooit meer een belangrijke oproep van een cliënt, mantelzorger of specialist. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar ook een hele boel regelwerk.Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf je in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief.
