TeamTelefoon wordt door verschillende organisaties ingezet om de zorg nóg efficiënter en beter in te richten. In de klantverhalen leggen we vast hoe zorgorganisaties gebruik maken van TeamTelefoon en welke voordelen dit voor hun heeft meegebracht. Deze keer vertellen we het verhaal van de samenwerking tussen impegno en TeamTelefoon.
We spraken met Bas van Duren, projectleider bij impegno. Hij is al zo’n acht jaar werkzaam bij deze organisatie in verschillende functies. Zo begon hij als hulpverlener bij de ambulante specialistische begeleiding en is hij momenteel projectmanager. Zijn taak is om het werk van zorgmedewerkers, makkelijker, efficiënter, beter en leuker te maken.
Ongeveer vijftig teams van impegno maken momenteel gebruik van TeamTelefoon. Volgens Bas is er voor TeamTelefoon gekozen omdat de bedrijven bij elkaar passen. “Wij kijken deels naar onze eigen filosofie en zoeken dit ook in een partij waar we mee samen willen werken. Wij dachten dezelfde ambitie te zien om de zorg beter en efficiënter te maken.”
Rechtstreeks contact
Met TeamTelefoon hebben alle teams een eigen telefoonnummer. Wanneer een cliënt belt wordt er automatisch doorgeschakeld naar een van de bereikbare medewerkers van dat team. Zo krijgen zij altijd de juiste persoon aan de lijn. “De cliënt hoeft op deze manier niet eerst langs post A en daarna langs post B te gaan. Hij of zij heeft direct contact met de hulpverlener die hij of zij nodig heeft”, zegt Bas.
impegno heeft een centrale FBO, een Front- and Backoffice. Dit is een soort servicekantoor waar alle telefoontjes binnenkomen, van zowel verwijzers, gemeenten als cliënten. De oproepen die hier binnenkomen worden doorgezet naar de betreffende medewerker die bij de cliënt of verwijzer hoort. “Dat willen we eigenlijk niet. We willen dat alle cliënten die iets van ons nodig hebben, rechtstreeks bij dat team terecht kunnen.” Daarnaast vermindert het de werkdruk van de frontoffice. “Het kost heel veel tijd om iedere week heel veel telefoontjes aan te moeten nemen en door te zetten.”
Geen verhoogde werkdruk
Door TeamTelefoon krijgen cliënten en verwijzers gelijk de juiste persoon aan de lijn, doordat ze niet eerst terecht komen bij het FBO, maar direct bij het juiste team. Teams waren vooraf angstig dat de werkdruk toe zou nemen, omdat zij nu meer telefoontjes krijgen. “Acht of negen van de tien keer hebben hulpverleners al contact met de cliënt zelf. Maar soms belt de verwijzer of een familielid of iets dergelijks. Deze telefoontjes kwamen normaal gesproken bij het FBO terecht.” Achteraf, tijdens de evaluatie, bleek dat de teams helemaal geen extra werkdruk ervaren.
Cliënten kunnen snel schakelen
Door TeamTelefoon is de cliënt niet meer afhankelijk van de werktijden van een specifieke hulpverlener. “Als iemand alleen dinsdag en woensdag werkt en een cliënt loopt op een andere dag tegen een probleem aan, dan is het wel prettig dat hij of zij iemand aan de telefoon krijgt die kennis heeft en de cliënt goed kan helpen.” impegno communiceert straks alleen nog het teamnummer naar cliënten en verwijzers. Op deze manier komt iedereen gelijk terecht bij het team dat diegene nodig heeft.
Regie in eigen handen
Het gebruik van TeamTelefoon zorgt voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel binnen de teams. “Teams hebben namelijk zelf de controle over hoe zij de zorg inrichten. Zij weten ook het beste hoe dat moet. De teamleden trekken meer met elkaar op om ervoor te zorgen dat de telefoontjes goed afgehandeld worden. Wanneer de cliënt het team belt, zie je gelijk wanneer het telefoontje niet afgehandeld is. Teamleden moeten er dan samen voor zorgen dat de cliënt toch op een goede manier geholpen wordt.”
Werknemers van impegno ervaren het gebruik van TeamTelefoon positief. “Ik hoor dat het goed en makkelijk werkt.” De keuze voor TeamTelefoon was niet moeilijk. “Het is een partij die dingen snel oppakt en de zorg beter wil maken. Het gevoel was gewoon goed.”
Bij TeamTelefoon zijn wij gedreven om de zorg te verbeteren. Meer weten over TeamTelefoon? Bekijk dan onze productpagina.
