Bereikbaar zijn in de zorg is essentieel. Zowel voor de tevredenheid van de cliënt als voor de kwaliteit van de zorg. Maar bereikbaarheid is niet alleen belangrijk voor de cliënten; het heeft ook invloed op het werkplezier van zorgprofessionals. Wanneer de bereikbaarheid efficiënt is geregeld, kunnen medewerkers meer tijd besteden aan de zorg zelf, in plaats van administratieve taken of onnodige onderbrekingen.
Essentie voor tevredenheid en werkplezier
Zorgprofessionals zijn niet begonnen in dit vak om met randzaken bezig te zijn, maar om in contact te staan met cliënten. Om dit te ondersteunen, is de nieuwe functie Datadashboard in de TeamTelefoon-app geïntroduceerd. Deze functie biedt zorgteams de mogelijkheid om eenvoudig data in te zien en te vergelijken met andere teams. Door inzicht te krijgen in deze data, kunnen teams zelf verbeterpunten identificeren en gericht aan de slag gaan met optimalisatie. Het Datadashboard helpt niet alleen de efficiëntie en bereikbaarheid te verbeteren, maar draagt ook bij aan de verbetering van de zorgkwaliteit en het werkplezier van zorgprofessionals.
Het belang van monitoring
Door de cijfers rondom bereikbaarheid te monitoren en inzichtelijk te maken, kan een zorgteam beter begrijpen waar de tijd en energie naartoe gaat. Dit inzicht maakt het mogelijk om processen te optimaliseren en onnodige onderbrekingen te voorkomen.
Wat wordt gemeten?
Het Datadashboard biedt inzicht in vijf belangrijke aspecten van bereikbaarheid:
- Inkomende oproepen
Het aantal oproepen dat het team ontvangt, vergeleken met de overige teams. - Opnamepercentage
Het percentage oproepen dat daadwerkelijk wordt opgenomen door het team. - Slim retouren
Het percentage oproepen dat efficiënt naar de juiste medewerker wordt doorverbonden. Dit bespaart het team gemiddeld vier minuten per oproep. - Veel gebeld door
Dit toont welke cliënten of specialisten het team bijzonder vaak bellen. - Ontvangen meldingen
Dit aspect geeft inzicht over het aantal berichten van de gekoppelde zorgtechnologieën die het team ontvangt.
Daarnaast geeft het Datadashboard een helder overzicht van de afgelopen twaalf maanden, zodat de voortgang van het team gemakkelijk te volgen is.
Verbeterde communicatie met de apotheek
Voorbeeld uit de praktijk
Uit het Datadashboard bleek dat een team regelmatig gebeld werd door de apotheek, terwijl andere teams hier minder mee te maken hadden. Dit was een belangrijke ontdekking: de apotheek belde vaak over zaken die ook gewoon per e-mail geregeld hadden kunnen worden.
Dankzij deze inzichten zijn er nu duidelijke afspraken met de apotheek over wanneer bellen echt noodzakelijk is en wanneer zaken via e-mail kunnen worden afgehandeld. Dit zorgt ervoor dat zorgmomenten minder vaak worden verstoord, waardoor zorgmedewerkers zich beter kunnen focussen op de cliënt. Bovendien komt de e-mail nu direct bij de juiste persoon terecht, waardoor er minder tijd verloren gaat met het doorschakelen van informatie. Zorgmedewerkers kunnen nu zelf bepalen wanneer ze tijd besteden aan de communicatie met de apotheek, wat de efficiëntie ten goede komt.
Meer tijd voor cliënten
Wanneer de bereikbaarheid optimaal geregeld is, wordt de zorg efficiënter en kunnen zorgprofessionals meer focus leggen op wat echt belangrijk is: de zorg voor de cliënt. Het Datadashboard helpt bij het balanceren van zorg en administratieve taken, zodat onnodige verstoringen tijdens zorgmomenten worden beperkt.
Wat kun je nu eenvoudig zien in het Datadashboard?
Samenvattend kan het data dashboard nu duidelijk laten zien hoeveel telefoontjes een team ontvangt in relatie tot het aantal cliënten en in vergelijking met andere teams. Het geeft ook inzicht in hoeveel oproepen direct worden doorverbonden naar de juiste medewerker en toont het opnamepercentage. Bovendien wordt zichtbaar of er sprake is van mensen die veel bellen, zodat het team de onderliggende oorzaak kan onderzoeken en, indien nodig, verbeteringen kan doorvoeren.
