Het is noodzakelijk om ongeplande zorg gezamenlijk te organiseren. Dit is acute zorg die voornamelijk in de avond, nacht en weekenden voorkomt. De noodzaak is er om als sector en collega’s in één regio de spoedzorg zo goed mogelijk te organiseren. Mensen worden ouder, blijven langer thuis wonen en ontvangen daar hun zorg. Tegelijkertijd hebben we te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Dit vraagt om een andere en slimmere aanpak. Door samen te werken blijft de ongeplande zorg beschikbaar en betaalbaar voor cliënten. Helaas laat de ongeplande zorg zich moeilijk sturen en organiseren. In dit artikel delen we waardevolle inzichten en tips om de ongeplande zorg vanuit meerdere organisaties samen te regelen en te financieren.
De autonomie loslaten
Wanneer organisaties samenwerken om de ongeplande zorg te regelen, is het belangrijk om na te denken over het delen van de kosten en opbrengsten. Vaak worden financiële afspraken gemaakt vanuit een zakelijk perspectief. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende soorten omzet waar elke zorgorganisatie mee te maken krijgt: hoeveel routes worden er gereden? Hoeveel oproepen komen er binnen? Op basis hiervan stellen deelnemende organisaties een verdeling op. Het organiseren van de ongeplande zorg is complex en onvoorspelbaar. Het kan daarom voordeliger zijn om een bepaalde mate van autonomie los te laten en vertrouwen te tonen in de bekwaamheid van de zorgorganisatie waarmee je samenwerkt.
Op deze manier kan één team alle routes verzorgen en aan het einde van de rit samen de balans opmaken. Met name in het eerste jaar van de samenwerking is het belangrijk om niet meteen alles strikt te verrekenen. Het is essentieel dat de samenwerkende partijen vertrouwen hebben in de juiste registratie door de zorgprofessionals en niet te veel nadruk leggen op elk detail. Ook de zorgprofessionals moeten eerst leren omgaan met een nieuwe manier van samenwerken. In het tweede jaar is het gemakkelijker om koerswijzigingen door te voeren of bepaalde aspecten aan te pakken, omdat er dan een beter inzicht is in de impact van de samenwerking in de regio. Elke samenwerking verloopt anders en vereist een gezamenlijke inspanning om de puzzel op te lossen.
Kostendekkend vanuit de zorgverzekeraar
Een alternatieve aanpak voor het samen organiseren is om vanuit de zorgverzekeraar financiering van systeemfuncties te verkrijgen. Systeemfuncties worden gedefinieerd als een regionale organisatievorm, in plaats van een individuele zorgfunctie die door een zorgaanbieder wordt geleverd. Door een kostendekkende prijs af te spreken, is het niet nodig om achteraf onderling te declareren en hoeven de registratiesystemen binnen zorgorganisaties niet zo strikt te worden ingericht. Het blijft echter belangrijk om de stromen van cliënten te volgen en de oorsprong van de oproepen nauwkeurig te registreren. Hierbij moet rekening worden gehouden met het minimaliseren van administratieve lasten voor medewerkers. Daarnaast moet er worden nagedacht over de rapportageplaats voor zorgprofessionals. Om de kwaliteit van de zorg te waarborgen, is het wenselijk dat de zorgprofessional die de zorg daadwerkelijk heeft geleverd te laten rapporteren in het systeem van de zorgorganisatie van de cliënt.
Het gebruik van derde partijen
Wanneer je samen de ongeplande zorg organiseert, zullen kleinere derde partijen een beroep op je doen. Jouw samenwerking is namelijk ook gunstig voor derde partijen. Hier moet rekening mee worden gehouden en daarom is het handig bepaalde eisen te stellen. De dienst die gezamenlijk in de regio wordt aangeboden, kan bijvoorbeeld worden ingekocht door derde partijen via een uurtje-factuurtje methode. Echter, de uitvoerende partij besteedt hierbij veel tijd aan administratie en registratie. Het kan efficiënter zijn om de dienst aan te bieden middels een beschikbaarheidstarief per maand en een tarief per cliënt of bewoner waarvoor het zorgteam beschikbaar is. De opbrengsten kunnen vervolgens worden teruggeleid naar de zorgorganisatie waar de desbetreffende cliënt is ingeschreven.
Voordat derde partijen een beroep op je kunnen doen, is het belangrijk dat de samenwerkende partners weten of ze voldoende capaciteit hebben om aan de vraag van deze partijen te voldoen. Informeer vooraf naar het aantal oproepen dat de derde partij ontvangt en hoe de toegang tot dossiers en woningen wordt geregeld. Voor zorgprofessionals moet alles zo eenvoudig mogelijk zijn, om de aanrijtijden te bewaken. Vaak is er sprake van een hogere drukte aan het begin en einde van de nacht in vergelijking met het midden van de nacht. Het organiseren van de benodigde zorgprofessionals per dienst is een zoektocht, waarbij de nadruk ligt op het vinden van de juiste aanpak.
Let op!
Er is dus op diverse gebieden winst te behalen, wat ook van invloed is op de kosten en opbrengsten. Daarom is het van groot belang om uiterst alert te zijn om het de zorgprofessional zo eenvoudig mogelijk te maken. Denk hierbij aan het managen van verwachtingen, het verminderen van registratielast, het optimaliseren van de stroom van alarmeringen en het versnellen van de beschikbaarheid voor volgende oproepen.
Zorgorganisaties die samen willen werken voor de onplanbare zorg kunnen TeamTelefoon gebruiken. Binnen TeamTelefoon kunnen zij samen een organisatieoverstijgend team aanmaken. Teamleden van verschillende organisaties kunnen zichzelf op bereikbaar zetten op het moment dat zij beschikbaar zijn om de onplanbare zorgvraag op te pakken. Zo komen meldingen en telefoontjes direct terecht bij de zorgprofessional die bereikbaar én in de buurt is, ongeacht bij welke zorgorganisatie deze professional werkzaam is.
Dit artikel is deel twee van een driedelige reeks over hoe je het beste samen de ongeplande zorg kan organiseren. In het vorige deel bespraken we de inzet van personeel. In het volgende deel bespreken we hoe iedereen toegang kan krijgen tot de benodigde informatie. Wil je op de hoogte blijven van de nieuwe artikelen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en volg ons op social media.
Expert webinar terugkijken: Hoe organiseer je samen de ongeplande zorg?
In onze expert sessie op 14 februari spraken we in een webinar over de ongeplande zorg. Het was een gezamenlijke zoektocht naar de oplossingen voor de problemen waar zorgorganisaties tegenaan lopen. Je kunt het webinar terugkijken.
