Stel, je bent onderweg naar je eerste client. Je rijdt langs verschillende cliënten die je op je route moet gaan bezoeken. Tóch moet je eerst naar kantoor om de telefoon op te halen. Volgens Team Langstraat van RIBW Brabant is dit heel onlogisch. Zij waren op zoek naar een oplossing voor hun doorschakeltelefoon. “Wij dachten: dat moet minder omslachtig kunnen.” En dus koos RIBW Brabant ervoor om over te stappen op TeamTelefoon, zodat ze altijd goed bereikbaar zijn.
Wat RIBW Brabant doet
RIBW Brabant is een organisatie die zorgt voor mensen met psychische kwetsbaarheid. Deze organisatie is werkzaam in negen gemeenten binnen de regio Hart van Brabant. Ze hebben cliënten die zelfstandig wonen en inwonende cliënten. De zorgtaken zijn divers. Sommige cliënten hebben af en toe een praatje nodig, bij anderen komen de medewerkers dagelijks langs. Er werken vijfhonderd professionals en honderd vrijwilligers bij RIBW Brabant in verschillende teams.
“Een doorschakeltelefoon is onlogisch”
Lotte Appels, werkzaam als herstelcoach bij RIBW Brabant, gebruikt met haar team TeamTelefoon. Zij werken als zelfstandig team én hebben geen wijkkantoor meer. TeamTelefoon past goed bij hun werkwijze. Vanwege hun werk met cliënten met psychische kwetsbaarheid, is het van groot belang dat zij goed bereikbaar zijn.
Voorheen werkte het team met een doorgeeftelefoon. Dat leverde verschillende ergernissen op. Lotte: “Ik ga vanuit huis naar mensen toe en ik woon best een eindje van kantoor. Als ik naar kantoor ga, dan rijd ik al langs cliënten die ik moet gaan bezoeken tijdens mijn route. Toch moest ik altijd eerst de telefoon nog ophalen, dat is heel onlogisch.” Met TeamTelefoon hebben de teamleden geen last meer van deze ergernissen. Daarom heeft dit team voor TeamTelefoon gekozen. “We zijn heel tevreden met TeamTelefoon.” Dit was precies de oplossingen die zij wilden. “Eigenlijk te mooi om waar te zijn.”
Bij RIBW Brabant gebruiken teams Whatsapp ook als communicatiemiddel. Cliënten kunnen Whatsappen naar de werktelefoons, maar niet naar het teamnummer. Omdat ook de cliënten van Lottes team gewend waren te Whatsappen naar de werkmobielen, was de overstap naar bellen niet altijd makkelijk. “Eén cliënt wilde liever niet bellen en was niet blij dat wij deze keuze hadden gemaakt. Uiteindelijk is hij het toch gaan proberen en is het allemaal goed gekomen.” Nu is iedereen er erg tevreden over. “Het werkt echt super, ik denk dat er meer teams zijn die met TeamTelefoon het werk beter kunnen maken.”
Zelfsturende teams in de zorg
Het team van Lotte is erg zelfstandig. Ze hebben geen manager meer, maar zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor hoe ze te werk gaan. “We zijn een zelfsturend team, we zijn niet alleen verantwoordelijk voor de cliënten maar óók voor de organisatie binnen het team. Wanneer een collega bijvoorbeeld dreigt uit te vallen, moeten we samen bespreken hoe we dit kunnen oplossen.”
Lotte en haar collega’s zijn heel vrij. Ze draaien geen typische agenda diensten. “We hebben onze eigen afspraken en onze eigen cliënten. Ik bepaal mijn uren en de cliënt krijgt de zorg die hij of zij nodig heeft.” Hier zit ook een keerzijde aan. “Je moet heel flexibel zijn voor jezelf en de cliënten, maar je moet ook heel duidelijk je grenzen aangeven. Anders ben je gewoon 24/7 aan het werk.” Handig is dat je in de TeamTelefoon app aan kunt geven wanneer je bereikbaar bent. Op deze manier word je ook niet gebeld wanneer je niet aan het werk bent.
Ondanks dat ieder teamlid eigen cliënten heeft, proberen ze elkaar veel te zien. “We proberen altijd op de hoogte te blijven van elkaar en elkaar te helpen waar nodig.” Om dit in goede banen te leiden, moet de communicatie binnen het team goed zijn.
Kantoorloos werken
Naast dat het team van Lotte zelfsturend is, werken ze ook zonder wijkkantoor. “TeamTelefoon pas heel goed bij onze manier van werken. Wij kunnen van cliënt naar cliënt zonder eerst op kantoor de doorgeeftelefoon op te halen.”
Onlangs dat het team eigenlijk geen kantoor meer nodig heeft, hebben ze wel nog een flexwerkplek in een wijkcentrum. Dit heeft verschillende redenen. Eén hiervan is de privacy van de cliënt. “Wat we misten toen we geen kantoor meer hadden, is dat we moesten bellen met cliënten in een openbare ruimte.” Zo kon iedereen meeluisteren.”
Ook is deze werkplek goed voor de relatie met collega’s. “Je kunt elkaar weer even spreken wanneer je naar dit kantoortje toe gaat.” Zij zouden in principe niet naar deze werkplek hoeven gaan. Zo vertelt Lotte dat ze soms helemaal niet naar de werkplek gaat, terwijl ze er soms hele dagen zit. “Wij werken heel digitaal. In principe zou ik ook in mijn auto kunnen werken.” Dit is mogelijk omdat ze gebruik maken van digitale apparaten waardoor ze helemaal geen kantoor meer nodig hebben. “Ik heb alles bij de hand, in ons kantoor ligt niks van waarde.”
Altijd bereikbaar met TeamTelefoon
Eerder was het team van Lotte slecht bereikbaar. Ze hadden twee subteams; deze hadden beiden een eigen telefoon. “Dit was onhandig, de telefoons hadden hetzelfde nummer. De één moest dus uitstaan wanneer het andere team de andere telefoon gebruikte. Je moest dus goed afspreken welk subteam wanneer de telefoon aan had staan.” Met TeamTelefoon hoeft dit niet meer. Iedereen gebruikt zijn of haar eigen telefoon en regelt alles gemakkelijk via de app.
Daarnaast moesten ze de telefoon doorschakelen en terugbrengen naar kantoor aan het einde van de dag. “Het was één en al ellende. Elke dag beslisten we wie er bereikbaar ging zijn en wie de telefoon ging doorschakelen.” Het gebruik van TeamTelefoon bespaart hen veel tijd en reiskosten. “Ik kan gewoon mijn eigen telefoon gebruiken én ik hoef niet meer door te schakelen.” Met TeamTelefoon gebeurt dit namelijk automatisch. Cliënten kunnen je alleen bellen wanneer je beschikbaar bent.
Als een van de kerngebruikers , ziet Lotte erop toe dat iedereen zijn bereikbaarheid invult. “Dat is het enige wat iedereen moet doen.” Door het handige gebruik van TeamTelefoon is het team van Lotte nu altijd goed bereikbaar.
Bij TeamTelefoon zijn wij gedreven om de zorg te verbeteren. Meer weten over TeamTelefoon? Bekijk dan onze productpagina.
Dossier aanvraag: De klant vertelt - Zorggroep Amaris
Ben jij benieuwd hoe Zorggroep Amaris samen met TeamTelefoon hun telefonische bereikbaarheid hebben verbeterd, wat hun ervaringen zijn en welk resultaat ze in korte tijd bereikt hebben? Zes betrokken mensen van Zorggroep Amaris vertellen hierover in een dossier dat jij kan aanvragen.
