14 februari zat Pepijn Kromhout, COO van TeamTelefoon, weer klaar voor een nieuwe webinar. Deze keer schoof Martin Mauritz aan. Hij is project director bij P5COM en geeft advies aan zorgorganisaties die willen verduurzamen. In het webinar bespraken Pepijn en Martin met de gastsprekers hoe zorginstellingen samen de ongeplande zorg kunnen organiseren. Het was een mooie, vindingrijke zoektocht naar de oplossingen voor de problemen waar zorgorganisaties tegenaan lopen wanneer zij organisatie-overstijgend te werk gaan.
Wie zijn de gastsprekers?
Het webinar ging van start met een voorstelronde van de gastsprekers en hoe zij de ongeplande zorg organiseren in hun omgeving. Annemijn Goeree werkt bij Spoedzorg Rotterdam, een corporatie van de vier grote VVT organisaties in Rotterdam en omstreken. Spoedzorg Rotterdam levert zorg in de avond, nacht en weekend. Monique Hartong werkt bij Vivium Zorggroep en regelt de acute, onplanbare nachtzorg samen met Amaris en Hilverzorg. Ze hebben een gezamenlijk team met medewerkers van Vivium en Amaris en leveren ook zorg aan cliënten van eventuele derde partijen die gebruik willen maken van de samenwerking. Simone Mons werkt bij Thebe op basis van een convenant samen met Surplus en Avoord. Samen hebben zij een nachtteam voor de ongeplande zorg en beginnen elke dienst gezamenlijk vanuit de huisartsenpost.
Hoe werken de zorgmedewerkers met elkaar?
“Van tevoren denk je dat je overaal aan gedacht hebt, maar toen de samenwerking voor de ongeplande zorg echt begon, bleek dat we toch hadden onderschat hoe moeilijk het is om verschillende werkwijzen met elkaar te verenigen,” vertelt Simone. Daarom is het volgens Simone belangrijk om met een vaste groep verpleegkundigen te werken. Op die manier speel je makkelijker op elkaar in. “Met een vast team kun je goed samenwerken omdat je continu met elkaar kan sparren,” voegt Monique hieraan toe.
Het fijnste van de samenwerking is dat verpleegkundigen er niet meer alleen voor staan in de nacht, vindt Monique. Monique vertelt verder dat door de samenwerking “onze verpleegkundige bij Vivium Zorggroep niet eerst een alarm moet afhandelen en dan de ander, maar dat er iemand van Amaris kan bijspringen. Dit is niet alleen fijn voor de cliënten, maar ook voor onze verpleegkundigen.”
Hoe verdeel je de kosten en opbrengsten?
Ook kwamen de verschillende kosten en de opbrengsten van de ongeplande zorg aan bod. Annemijn vertelt gelijk dat bij Spoedzorg Rotterdam de opbrengsten terugvloeien naar de eigen organisatie. “Het moet duidelijk zijn welke cliënt bij welke zorgorganisatie hoort en waar je registreert. Bij ons handelt de organisatie de registratie zelf dus af.”
Simone legt uit dat het belangrijk is om eerst te beginnen met een inventarisatie van de middelen die je beschikbaar hebt als je gaat samenwerken om de ongeplande zorg te regelen. “Overlappende werkgebieden kunnen bijvoorbeeld worden geschrapt en dat zorg voor meer efficiëntie en minder kosten. Je begint met drie partijen en samen probeer je één overkoepelend systeem te creëren met vallen en opstaan,” voegt Simone hier aan toe.
Hoe deel je de toegang tot de benodigde informatie?
Tijdens de samenwerking toegang verlenen tot de juiste informatie was moeilijker dan gedacht, vertelde alle drie de gastsprekers. Bij de samenwerking met Thebe kunnen alle drie de partijen in elkaars systemen. Maar: “Er moet altijd iemand aanwezig zijn die toegang biedt tot het dossier,” zegt Simone. Ook bij Vivium Zorggroep werkt het op deze manier. “Het Sinterklaasboek met alle wachtwoorden moet elke keer worden geopend als er iemand op locatie is,” vertelt Monique. Spoedzorg Rotterdam krijgt te veel oproepen binnen om op locatie toegang te geven tot een dossier. “De medewerker start de dienst en alles staat open,” legt Annemijn uit.
Wat zou je anders aanpakken?
Simone vertelt dat zij het samenwerkingsproces van de ongeplande zorg heel technisch aan heeft gepakt. “De volgende keer zou ik meer aandacht willen schenken aan de verschillende manieren van samenwerken. Het heeft ons echt veel tijd gekost om het teamgevoel voor elkaar te krijgen,” zegt Simone hierover. Ze wil anderen organisaties die ook van plan zijn te gaan samenwerken meegeven dat het belangrijk is om dus goed na te denken over de binding tussen deelnemende organisaties. “Het mooie is dat wanneer er een teamgevoel ontstaat, het project echt een bodem is voor nog meer samenwerking tussen de zorgpartijen,” voegt Simone toe.
Monique geeft als tip om echt de tijd te nemen voor het opzetten van de ongeplande zorg. “Het samen organiseren van systeemfuncties kost echt heel veel tijd,” vertelt ze. Ook is het belangrijk om een onafhankelijk persoon naast het samengestelde team te zetten, waar de teamleden mee kunnen praten als ze daar behoefte aan hebben. “Verpleegkundigen hebben vaak de neiging om de behoeften van iedereen om hen heen voorop te zetten, maar het is ook echt belangrijk dat je zorgmedewerkers zelf hun verhaal kwijt kunnen. Dat draagt bij aan een sterker team,” zegt Annemijn.
Wat zou je nog kwijt willen?
Annemijn vertelt wat voor fantastisch team Spoedzorg Rotterdam heeft. “Het is topwerk, zeer zinvol, zeer mooi en met een bijzondere dynamiek.” Als laatste voegt ze als tip toe: “Zet een mooie, stevige organisatie neer waar men trots op kan zijn.” Ook Simone sluit aan bij de woorden van Annemijn. “Wat ons samen heeft gebracht, is dat je het allemaal echt samen doet en samen voor elkaar krijgt,” vertelt Simone. Monique eindigt het webinar met deze laatste prachtige woorden: “Dit is een prachtig vak, met allemaal mooie medewerkers. Dankzij de samenwerking tussen de zorgpartijen geven de medewerkers ook onmiddellijk aan dat het zo fijn is dat je altijd weet waar je collega’s zijn en dat je met elkaar kunt sparren.”
We willen graag Annemijn Goeree, Simone Mons, Monique Hartong en alle kijkers bedanken voor het geslaagde webinar. Dankzij deze drie fantastische gastsprekers is dit webinar een bron vol informatie geworden over het samen organiseren van de ongeplande zorg. Dit artikel laat alleen maar het puntje van de ijsberg zien en er is nog veel meer te vertellen. Wil jij het webinar terugkijken? Vraag hem dan hier aan. Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen en webinars? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en volg ons op social media.
