Annet Grommen is divisiehoofd extramurale zorg / manager bij KinderZorg Bijzonder, een zorgorganisatie die zich richt op kinderen met een medische aandoening en of een verstandelijke beperking. De organisatie biedt verschillende vormen van zorg, zoals een verpleegkundig kinderdagverblijf voor kinderen van 0 tot 5 jaar, een kinderdagcentrum voor kinderen van 0 tot 18 jaar, een logeerhuis en dagopvang tijdens weekenden en vakanties en gespecialiseerde verpleegkundige kinderthuiszorg. KinderZorg Bijzonder levert daarnaast ambulante jeugdzorg en gezinsbegeleiding. Binnen deze diverse zorgstructuur is het cruciaal dat er altijd een verpleegkundige bereikbaar is via een 24-uursdienst. Helaas zorgde de bereikbaarheid in het verleden voor veel verwarring en onrust in het team.
Ongemakken bij collega’s, ouders en cliënten
Annet legt uit dat voor het gebruik van TeamTelefoon de bereikbaarheid voor het team handmatig werd geregeld met behulp van een vaste telefoon op locatie. De telefoon moest twee keer per dag worden doorgeschakeld door het team. “We hebben er lang over gedaan om naar een andere vorm van bereikbaarheid te komen. Naarmate de organisatie groter werd, bleek dat het handmatig doorschakelen niet meer uitvoerbaar was,” vertelt Annet.
Met de groei van de organisatie nam ook de complexiteit van het handmatig doorschakelen toe, wat leidde tot fouten. “Soms werd de doorschakeling vergeten of er werd een verkeerd telefoonnummer ingevoerd,” zegt Annet. “Uiteindelijk heeft dat nooit geleid tot grote problemen, maar wel tot ongemakken bij collega’s, ouders en cliënten.”
Een collega die tijdens haar afstudeeronderzoek TeamTelefoon ontdekte, presenteerde dit als oplossing aan het team. Na deze presentatie besloot de organisatie om de overstap te maken. Annet merkt op: “Onze collega’s zijn echt heel gelukkig, want er hoeft geen telefoon meer handmatig worden doorgeschakeld.”
Rust in de tent
Annet noemde de overstap naar TeamTelefoon een belangrijk keerpunt voor KinderZorg Bijzonder. Volgens Annet heeft TeamTelefoon vooral gezorgd voor een groot gevoel van rust en professionaliteit binnen de organisatie. “Het straalt rust uit, niet alleen naar ouders en cliënten, maar ook naar de collega’s zelf. Ze hoeven zich geen zorgen meer te maken over of de telefoon wel goed is doorgeschakeld, sinds de invoering van TeamTelefoon zijn er geen fouten meer gemaakt,” zegt ze. “Dat is een behoorlijke verbetering ten opzichte van de oude methode”.
Annet is duidelijk over de positieve impact van TeamTelefoon op het team: “Alsof het echt de hemel is, als ik het van onze medewerkers mag geloven. Zij zijn heel gelukkig.” De medewerkers die in het begin misschien wat sceptisch waren over het gebruik van een nieuwe app, hebben de app ook snel omarmd. Ze vertelt: “Zelfs de collega’s die minder gewend zijn aan technologie, vonden de app makkelijk in gebruik en hebben zich snel aangepast.”
Een ander groot voordeel is de mogelijkheid om gesprekken te beheren via de app. Annet legt uit: “Je kunt meteen zien naar wie de telefoon is doorgeschakeld en op welke tijd. Als een ouder belt, kun je in de app afvinken wanneer je het telefoontje hebt afgehandeld. Zo weten collega’s dat ze daar niets meer mee hoeven te doen.”
Hogere cliënttevredenheid
Ook de ouders van de cliënten zijn tevreden over de nieuwe aanpak. Voor hen is het belangrijkste dat het telefoonnummer altijd bereikbaar is. Annet benadrukt: “Nog geen enkele keer hebben we van een ouder gehoord dat ze geprobeerd hebben te bellen en dat de telefoon niet goed was doorgeschakeld. De TeamTelefoon-app zorgt voor een professionelere uitstraling naar de ouders en een prettigere communicatie,” rondt Annet af.
Wij willen Annet Grommen enorm bedanken voor het leuke gesprek. Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.
