Laura den Haan (42) werkt al 19 jaar bij Verloskundigen Praktijk Uithoorn. In die tijd is er veel veranderd binnen deze praktijk. Zo veranderde ook de manier waarop Laura en haar collega’s de bereikbaarheid van hun team organiseren. Een aantal jaar geleden maakte het team op een omslachtige manier gebruik van de voicemail en belden cliënten naar de privételefoons van elk teamlid. Inmiddels regelt Verloskundigen Praktijk Uithoorn de bereikbaarheid van hun team gemakkelijk zelf met TeamTelefoon, een verandering waar Laura erg blij mee is.
Twintig jaar geleden begon Laura den Haan met haar carrière als verloskundige, een vak dat ze met veel plezier uitoefent. Het overgrote gedeelte van deze tijd werkt ze bij Verloskundigen Praktijk Uithoorn, een praktijk actief in Uithoorn, de Kwakel, Amstelhoek en omstreken. Hoewel Laura het bij deze praktijk erg naar haar zin heeft, was er één ding waar ze minder blij mee was: de manier waarop de bereikbaarheid van het team geregeld was. Voordat Verloskundigen Praktijk Uithoorn bij TeamTelefoon terechtkwam, was de bereikbaarheid voor Laura en haar collega’s namelijk best een gedoe.
Vóór TeamTelefoon
“Voordat wij overgingen op TeamTelefoon, kregen cliënten van onze praktijk een afsprakenkaart, waarop het vaste telefoonnummer van de praktijk en al onze privételefoonnummers stonden,” legt Laura uit. “Buiten kantooruren moesten cliënten eerst naar het vaste nummer bellen en op de voicemail afluisteren welk teamlid op dat moment bereikbaar was. Vervolgens moesten cliënten het privételefoonnummer van dat teamlid opzoeken op de afsprakenkaart. Op die manier konden ze in contact komen met het bereikbare teamlid.”
Om ervoor te zorgen dat cliënten het juiste privételefoonnummer belden, moesten de verloskundigen in de praktijk na elke dienst de voicemail van de praktijk opnieuw inspreken. Dat is iets wat Laura vervelend vond om te doen. “Het was zo ellendig om die voicemail elke keer weer in te spreken. Het klonk ook volgens mij niet eens echt aardig meer, want je gaat dat riedeltje zo op automatische piloot af,” zegt Laura. Ook vertelt ze dat ze buiten haar eigen bereikbaarheidsdienst wel eens werktelefoontjes en -appjes kreeg van cliënten die per ongeluk het verkeerde nummer hadden gebeld. “Dat is voor de balans tussen werk en privé ook niet fijn,” voegt Laura toe.
Voordelen van TeamTelefoon
Een aantal jaar geleden kreeg Verloskundigen Praktijk Uithoorn een nieuwe collega in het team. Dat was de frisse blik die nodig was om als team tot de realisatie te komen dat de bereikbaarheid op een makkelijkere manier georganiseerd moest worden. “Mijn collega is toen bij verpleegkundigen uit de thuiszorg gaan vragen hoe zij de bereikbaarheidsdienst regelden,” zegt Laura. Zo is de praktijk bij TeamTelefoon terechtgekomen.
“Voor ons team werkt TeamTelefoon perfect,” vertelt Laura. “We hoeven niet meer aan het einde van onze dienst de voicemail opnieuw in te spreken. We zetten het rooster voor de bereikbaarheidsdienst een keer per week in de app van TeamTelefoon en dan schakelt de app automatisch door naar het teamlid dat bereikbaar is,” zegt Laura. “In principe hoeven we alleen nog te bellen of een appje te sturen over de bijzonderheden van de dienst. Als het tijd is om de dienst over te dragen maar je nog druk bezig bent met een bevalling, hoef je je in ieder geval geen zorgen te maken over het doorschakelen van de telefoon. De TeamTelefoon-app doet dat namelijk automatisch.”
Ze voegt toe dat wanneer er toch onverwachts iets verandert in het rooster, je met één klik een ander teamlid op bereikbaar kan zetten. “Erg handig bij uitval door ziekte of een tien-minutengesprek op de school van je kinderen,” merkt Laura op. “Wat ik persoonlijk ook heel fijn vind, is dat er nu een veel duidelijkere scheiding is tussen werk en privé. Wanneer ons teamnummer gebeld wordt, komt het telefoontje meteen bij de juiste persoon binnen via de TeamTelefoon app,” zegt Laura. “Geen verdwaalde appjes en belletjes meer buiten werktijd en je hoeft ook niet meer in je eigen belgeschiedenis en inbox te zoeken wat werk is en wat privé is. Werkgerelateerde belletjes en voicemails zie je nu in één oogopslag in de app.”
Duidelijker voor de cliënt
De manier waarop de bereikbaarheid van het team vóór TeamTelefoon georganiseerd was, leverde niet alleen gedoe op voor de verloskundigen in de praktijk, maar was ook onduidelijk voor cliënten. “Zeker cliënten die de Nederlandse taal nog niet helemaal vaardig waren, begrepen ons systeem niet goed. Daardoor werd vaak het verkeerde nummer gebeld,” zegt Laura. “Nu hebben we gewoon één teamnummer en de TeamTelefoon app schakelt de cliënt door naar de juiste collega. Nu we met TeamTelefoon werken, is de manier waarop we de bereikbaarheid van ons team organiseren dus niet alleen fijner voor ons, maar ook een stuk duidelijker voor de cliënt,” concludeert Laura.
Wij willen Laura den Haan van Verloskundigen Praktijk Uithoorn bedanken voor het leuke gesprek. Wil je nog een ander klantverhaal lezen? Klik dan hier voor een dag uit het leven van kraamverzorgende Monique. Schrijf je in voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe artikelen.
Dossier: De klant vertelt Zorggroep Amaris
In dit dossier vertellen zes betrokken mensen van zorggroep Amaris gedetailleerd hoe ze samen met TeamTelefoon hun telefonische bereikbaarheid hebben verbeterd, wat hun ervaringen zijn en welk resultaat ze in korte tijd bereikt hebben.
