20 december was het zo ver: Pepijn Kromhout, COO van TeamTelefoon, gaf een webinar over de koppeling met Nedap Ons®. In deze webinar ging Pepijn in gesprek met Tim Liekens, functioneel beheerder bij zorgorganisatie Aafje. Ze spraken onder andere over Tim’s ervaringen met de koppeling tussen TeamTelefoon en Nedap Ons® en de voordelen voor roosteraars, zorgmedewerkers en cliënten. Ook was er ruimte voor vragen vanuit het publiek. 

Tim Liekens werkt al 16 jaar bij Aafje, waar hij begon in de zorg. Inmiddels is hij functioneel beheerder en ondersteunt hij de zorgteams in het gebruik van de TeamTelefoon app. “Ik ben bij deze webinar aangeschoven, omdat TeamTelefoon voor ons een goede uitkomst is voor de bereikbaarheid in de thuiszorg,” zegt Tim op de vraag waarom hij deelneemt aan de webinar. Hij vertelt dat hij het belangrijk vindt om kennis te delen en ook van anderen te horen hoe zij met de app werken. “Ik werk bij één organisatie, maar er zijn er velen en iedereen werkt op zijn eigen manier. Het is altijd interessant om in iemand zijn keuken mee te mogen kijken.”

Synchronisatie met de planning

Met de nieuwe koppeling kan de roosteraar tijdens het maken van het rooster in Nedap al aangeven wie er bereikbaar is. Dat kan één persoon zijn, maar dat kunnen ook meerdere mensen zijn. Het rooster wordt op een vast moment automatisch overgezet naar de TeamTelefoon app, waardoor je als zorgmedewerker niet meer zelf in de app hoeft in te vullen wanneer je bereikbaar bent. Je hoeft dus alleen nog dingen aan te passen in de app als er op het laatste moment nog wat verandert. 

Tim vertelt dat ongeveer de helft van de zorgteams bij Aafje de koppeling al gebruikt. Het grootste voordeel zit volgens hem in de tijdsbesparing. “De roosteraar of de zorgmedewerker moest voorheen apart in TeamTelefoon inloggen om daar nogmaals aan te geven wie op welk moment bereikbaar is. Die handeling vervalt door de koppeling met Nedap Ons®.” Het is nog wel mogelijk om aanpassingen via de app te doen. “Dus als een roosteraar aangeeft dat je bereikbaar bent van 08:00 tot 13:00, maar het is heel druk en je wil een keer om 07:30 beginnen, dan kun je jezelf al eerder op bereikbaar zetten,” voegt Tim toe. 

Slim routeren

Naast het synchroniseren van de roosters, zorgt de koppeling er ook voor dat de telefoontjes die binnenkomen in het team op een logischere manier doorverbonden worden. Wanneer een cliënt belt, is het bijvoorbeeld fijn dat dit belletje terechtkomt bij een medewerker die later op de dag toch nog langs deze cliënt gaat. “Dat scheelt voor iedereen een hoop gedoe, omdat je dan de juiste informatie al hebt. Al ben je maar één minuut kwijt per telefoontje, als een team per dag twintig telefoontjes krijgt, loopt dat al gauw op tot een half uur aan uitzoekwerk,” zegt Tim. Ook voor de cliënt is dit fijn, aangezien hij of zij meteen de juiste persoon aan de telefoon heeft en maar een keer het verhaal hoeft te vertellen. 

Uitkomsten van de koppeling voor Aafje

Tim zegt blij te zijn met de koppeling tussen TeamTelefoon en Nedap Ons®. Hij geeft aan dat meer mensen zichzelf op bereikbaar zetten sinds de koppeling. “Afgelopen weekend hebben we gemonitord. Dan zien we dat binnen sommige teams vijfitg tot zestig procent van de telefoontjes die ze binnenkrijgen, op een logischere manier wordt aangeboden. Dat zijn wel percentages waar ik trots op ben,” zegt Tim tegen het einde van de webinar. Op een logischere manier bedoelen we dat telefoontjes sneller bij de juiste zorgmedewerker terecht komen. Dit is fijner voor de klant zowel als de medewerker. 

Wij willen Tim Liekens en alle kijkers bedanken voor de geslaagde webinar. Wil jij de webinar terugkijken? Vraag hem dan hier aan. Wil je op de hoogte blijven van nieuwe artikelen en webinars? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en volg ons op social media.