De teamtelefoon moet altijd worden opgenomen. Als wijkteam zijn jullie daar samen verantwoordelijk voor. Vaak is er daarom één collega bereikbaar, die alle inkomende gesprekken moet beantwoorden. Als zijn of haar dienst is afgelopen, is de volgende aan de beurt, en zo gaat het verder. Worden op deze manier alle oproepen beantwoord? Soms niet.
Ingesproken voicemail
Als je de bereikbare dienst draait, kan het zijn dat je de telefoon even niet op kunt nemen. Wanneer jij bijvoorbeeld iemand aan het wassen bent. Gelukkig is daar een oplossing voor: de oproep wordt in zo’n geval automatisch doorgeschakeld naar de team voicemail. Het bericht met de voicemail komt dan in de team e-mail of in de mobiele app en kan zo op een later moment beluisterd worden.
Tegelijk bereikbaar zijn
Hoe veilig het idee van de team voicemail ook is, het zou toch beter zijn als cliënten meteen worden geholpen als zij bellen. Hoe krijg je dit voor elkaar? Door meerdere teamleden bereikbaar te maken. Zeker als het drukker is en je meer belletjes verwacht, is dit een goede oplossing. Als je collega dan niet op kan nemen, wordt de cliënt automatisch doorgeschakeld naar jou of een andere beschikbare medewerker (mits de rinkeltijd goed ingesteld is). Zo kan de oproep toch nog worden beantwoord.
Achterwacht
Daarnaast is het ook mogelijk om met TeamTelefoon medewerkers in de achterwacht te zetten. Als geen van je bereikbare collega’s de telefoon op kan nemen, wordt de cliënt als laatste nog doorgeschakeld naar deze achterwacht. Zo kunnen toch alle telefoontjes beantwoord worden. Dat is niet alleen fijn voor de cliënt, maar ook voor jullie. Door met meerdere teamleden tegelijk bereikbaar te zijn, wordt de drukte per persoon minder en de werklast geleidelijker verdeeld.
Hoe stel ik een achterwacht in?
Heel makkelijk! Dit gaat op bijna dezelfde manier als het instellen van de bereikbaarheid. En het kan zowel in de mobiele applicatie als op de website van TeamTelefoon. Via de app stel je je bereikbaarheid in, zoals je dit gewend bent. Daarbij kun je de optie “Achterwacht” aanvinken. Klik op Gereed en klaar!
Als je dit via de website wil regelen, kun je nadat je ingelogd hebt, in het menu links het klokje (Agenda) selecteren. Om een medewerker in te plannen, dubbelklik je in zijn of haar agenda. Je krijgt dan een pop-up Nieuwe bereikbaarheid. Vervolgens vul je een datum en tijd in. Selecteer daarna Achterwacht als Status. Klik op toevoegen. Klaar!
De volgende keer bespreken we een veelvoorkomende vraag. Ken je dat? Je wordt gebeld door een 085-nummer, maar wanneer je terugbelt, krijg je TeamTelefoon aan de lijn. We leggen je dan precies uit hoe dit kan.
Achter de Schermen: Optimaal bereikbaar
TeamTelefoon wil weten hoe de gebruikers de dienst ervaren en heeft een enquête uitgezet onder de gebruikers, met als einddoel om de gebruikerservaring te kunnen verbeteren. De komende tijd zullen wij via de nieuwsbrieven, blog en in de serie “Achter de schermen” de resultaten delen, tips geven en de nieuwste functies uitleggen die zijn uitgerold. Dit alles komt voort uit de feedback die wij van jullie hebben mogen ontvangen.
De teamtelefoon moet altijd worden opgenomen. Als wijkteam zijn jullie daar samen verantwoordelijk voor. Vaak is er daarom één collega bereikbaar, die alle inkomende gesprekken moet beantwoorden. Als zijn of haar dienst is afgelopen, is de volgende aan de beurt, en zo gaat het verder. Worden op deze manier alle oproepen beantwoord? Soms niet.
Ingesproken voicemail
Als je de bereikbare dienst draait, kan het zijn dat je de telefoon even niet op kunt nemen. Wanneer jij bijvoorbeeld iemand aan het wassen bent. Gelukkig is daar een oplossing voor: de oproep wordt in zo’n geval automatisch doorgeschakeld naar de team voicemail. Het bericht met de voicemail komt dan in de team e-mail of in de mobiele app en kan zo op een later moment beluisterd worden.
Tegelijk bereikbaar zijn
Hoe veilig het idee van de team voicemail ook is, het zou toch beter zijn als cliënten meteen worden geholpen als zij bellen. Hoe krijg je dit voor elkaar? Door meerdere teamleden bereikbaar te maken. Zeker als het drukker is en je meer belletjes verwacht, is dit een goede oplossing. Als je collega dan niet op kan nemen, wordt de cliënt automatisch doorgeschakeld naar jou of een andere beschikbare medewerker (mits de rinkeltijd goed ingesteld is). Zo kan de oproep toch nog worden beantwoord.
Achterwacht
Daarnaast is het ook mogelijk om met TeamTelefoon medewerkers in de achterwacht te zetten. Als geen van je bereikbare collega’s de telefoon op kan nemen, wordt de cliënt als laatste nog doorgeschakeld naar deze achterwacht. Zo kunnen toch alle telefoontjes beantwoord worden. Dat is niet alleen fijn voor de cliënt, maar ook voor jullie. Door met meerdere teamleden tegelijk bereikbaar te zijn, wordt de drukte per persoon minder en de werklast geleidelijker verdeeld.
Hoe stel ik een achterwacht in?
Heel makkelijk! Dit gaat op bijna dezelfde manier als het instellen van de bereikbaarheid. En het kan zowel in de mobiele applicatie als op de website van TeamTelefoon. Via de app stel je je bereikbaarheid in, zoals je dit gewend bent. Daarbij kun je de optie “Achterwacht” aanvinken. Klik op Gereed en klaar!
Als je dit via de website wil regelen, kun je nadat je ingelogd hebt, in het menu links het klokje (Agenda) selecteren. Om een medewerker in te plannen, dubbelklik je in zijn of haar agenda. Je krijgt dan een pop-up Nieuwe bereikbaarheid. Vervolgens vul je een datum en tijd in. Selecteer daarna Achterwacht als Status. Klik op toevoegen. Klaar!
De volgende keer bespreken we een veelvoorkomende vraag. Ken je dat? Je wordt gebeld door een 085-nummer, maar wanneer je terugbelt, krijg je TeamTelefoon aan de lijn. We leggen je dan precies uit hoe dit kan
Klik hier als je meer wilt leren over TeamTelefoon.
Geïnteresseerd in meer van zulke artikelen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
