Hoe richt je de ongeplande zorg samen slimmer in? Dat is een vraag waar zorgorganisaties mee worstelen. Mensen worden ouder, blijven langer thuis wonen en ontvangen daar hun zorg. Tegelijkertijd ervaren we een tekort aan personeel op de arbeidsmarkt. Door samen te werken, kunnen zorgorganisaties de kwaliteit en continuïteit van de zorg waarborgen en tegelijkertijd letten op de centjes. Helaas is samenwerken niet zo eenvoudig als het lijkt. Organisaties werken met verschillende elektronische cliëntendossiers (ECD’s) en hanteren verschillende procedures voor toegang tot woningen. In dit artikel delen we waardevolle inzichten en tips over hoe je toegang tot informatie kunt regelen wanneer ongeplande zorg door meerdere organisaties samen wordt geleverd.
Het boek van Sinterklaas
Het belangrijkste is om tijdens zorgmomenten bij cliënten thuis informatie vast te leggen, zodat deze beschikbaar is voor andere zorgorganisaties. Deze informatie wordt vastgelegd in ECD’s. Het is natuurlijk het handigst als de samenwerkende zorgorganisaties dezelfde ECD gebruiken. Helaas is dit vaak niet het geval en maken ze gebruik van twee, drie of soms vier verschillende ECD’s. Dit maakt het voor zorgprofessionals ingewikkelder om efficiënt te werken, omdat ze bekend moeten zijn met de werking van elke ECD en hoe de informatie moet worden vastgelegd. Spoedzorg Rotterdam bijvoorbeeld heeft het kwartet compleet en werkt met vier verschillende ECD’s, daarom moeten de zorgprofessionals een jaar lang in gewerkt worden om het echt onder de knie te krijgen. Het resultaat is dat zorgprofessionals rondlopen met een soort ‘boek van Sinterklaas’ met alle inlogcodes voor de verschillende systemen en dossiers. Het werken met verschillende systemen kost veel tijd, maar is een essentieel onderdeel, want er moet gerapporteerd worden naar de zorgorganisatie waar de cliënt is ingeschreven.
De ideale situatie is één platform, waarop alle zorgorganisaties hun belangrijkste informatie kunnen delen. Hierdoor hoef je niet alle informatie te delen, maar alleen het hoognodige wat tijdens een alarmering nodig is voor de zorgprofessional om goede zorg te leveren. Nuts en Bolts moet deze ideale situatie worden, maar tot nu toe is dit systeem nog niet gerealiseerd. Op dit moment bestaat Nuts & Bolts alleen in een voorlopige versie en wordt er hard gewerkt om het praktisch uitvoerbaar te maken. Het heeft namelijk nogal wat voeten in de aarde om dit soort systemen in te richten.
Toegang tot informatie
Zorgorganisaties die al samenwerken, kiezen er vaak voor om een persoon aan te stellen die gemachtigd is om een cliëntendossier te openen wanneer dat nodig is. De aangestelde persoon kijkt mee met de zorgprofessional die onderweg is en geeft ter plekke toegang tot het dossier aan de zorgprofessional. Deze aanpak werkt goed als er niet te veel oproepen tegelijkertijd binnenkomen. Wanneer er te veel oproepen binnenkomen, omdat je een groot of dichtbevolkt gebied bediend, is het vaak niet mogelijk om ter plaatse een dossier te openen. In zo’n geval kan worden afgesproken dat de medewerkers toegang krijgen tot alle dossiers van de deelnemende partijen aan het begin van de dienst. Wanneer er een alarmering binnenkomt, kijk je mee met het dossier en kun je telefonisch advies geven, de cliënt doorschakelen naar de huisarts of andere hulpdienst of de zorgprofessional komt er zo snel mogelijk aan om de gepaste zorg te leveren.
Het gebruik van derde partijen
In het vorige artikel hebben we uitgelegd dat kleinere partijen een beroep op je kunnen doen wanneer je samen met andere partijen de ongeplande zorg organiseert. Jouw samenwerking is namelijk ook gunstig voor derde partijen. Het is belangrijk om goede afspraken te maken met elke partij die gebruik wil maken van jouw dienstverlening, met name als zij een andere ECD gebruiken dan de al samenwerkende partijen. Dan moet de zorgprofessional nog een app downloaden en dat is ongewenst. Het kan handig zijn om af te spreken dat er altijd iemand van de derde partij aanwezig moet zijn om ter plaatse toegang tot het dossier te bieden.
Let op!
Hoewel ECD’s over het algemeen op elkaar lijken en zorgprofessionals intuïtief kunnen navigeren, betekent dit niet dat het prettig werken is, zeker niet als er sprake is van drie of meer verschillende ECD’s. Zorg ervoor dat zorgprofessionals ruim de tijd krijgen om het echt allemaal te begrijpen. Daarnaast hebben zorgprofessionals in de ongeplande zorg een andere rol, waarbij ze constateren en soms de enige zijn die in lange tijd achter de voordeur bij een cliënt komen. Het technische aspect moeten ze echt goed onder de knie krijgen en daarvoor is veel tijd en begeleiding nodig.
Bovendien moet je niet onderschatten hoeveel tijd het kost om een regionale organisatievorm te organiseren en toegang tot systemen te verkrijgen. Het is van essentieel belang om voldoende tijd hiervoor te reserveren. Een dergelijk proces kan niet binnen enkele maanden worden voltooid.
Dit artikel is het laatste deel van een driedelige reeks over hoe je het beste samen de ongeplande zorg kan organiseren. In het eerste deel bespraken we de inzet van personeel en in het tweede deel de financiering van de ongeplande zorg. Wil je op de hoogte blijven van de nieuwe artikelen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en volg ons op social media.
Expert webinar terugkijken: Hoe organiseer je samen de ongeplande zorg?
In onze expert sessie op 14 februari spraken we in een webinar over de ongeplande zorg. Het was een gezamenlijke zoektocht naar de oplossingen voor de problemen waar zorgorganisaties tegenaan lopen. Je kunt het webinar terugkijken.
