Tijdens ‘Achter de schermen’ gaven we jou praktische tips en oplossingen over veelvoorkomende situaties waar jij als gebruiker van de TeamTelefoon-app mee te maken kan krijgen. Omdat dit het laatste deel is, hebben we alle vorige artikelen kort samengevat. Lees hoe de TeamTelefoon-app zorgprofessionals in staat stelt om efficiënt en zelfstandig aan de slag te gaan. Van het moeiteloos schakelen tussen teams tot het beheren van gesprekken en voicemailberichten en zelfs het vermijden van oproepen buiten werkuren. Leer meer over de handige functies en ontdek hoe TeamTelefoon blijft innoveren om aan de behoeften van zorgteams te voldoen.
Lid zijn van meerdere teams
We hebben het gehad over de frustratie en tijdverspilling die gepaard gaan met het steeds opnieuw moeten inloggen in verschillende systemen. TeamTelefoon biedt een oplossing hiervoor, door gebruikers de mogelijkheid te geven om lid te zijn van meerdere teams binnen de app. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk wisselen tussen teams zonder herhaaldelijk in- en uit te loggen. Bovendien kunnen gebruikers voor elk team een aparte planning invullen, wat zorgt voor meer overzicht.
Gesprekken beantwoorden
Problemen ontstaan bij doorgeeftelefoons, wanneer niemand een oproep beantwoordt en een voicemail wordt achtergelaten. Het is namelijk onduidelijk wie de voicemail heeft beluisterd. Dit leidt tot verwarring en misverstanden, waardoor de cliënt niet wordt geholpen. Dankzij het gespreksoverzicht in de TeamTelefoon-app kunnen gebruikers zien wie er wanneer heeft gebeld en welk teamlid het gesprek heeft beantwoord. Niet-beantwoorde gesprekken worden gemarkeerd als ‘nog af te handelen’, wat zorgt voor duidelijkheid binnen het team over welke cliënten nog moeten worden teruggebeld. Daarnaast kunnen voicemails direct worden beluisterd in de app en het hele team heeft toegang tot de voicemails, zelfs nadat ze zijn beluisterd en afgevinkt.
Uitbellen met het teamnummer
Ook bestaat het probleem dat cliënten het persoonlijke werkmobielnummer van zorgverleners opslaan en alleen dat nummer gebruiken voor zorgvragen, zelfs buiten werktijd. Door gebruik te maken van de TeamTelefoon-app wordt het teamnummer weergegeven aan de cliënt in plaats van het persoonlijke nummer van de zorgverlener. Als de cliënt terugbelt, wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld naar de bereikbare zorgverlener. Dit zorg voor duidelijkheid en voorkomt dat zorgprofessionals buiten werktijd worden gebeld. Bovendien kunnen gemiste gesprekken worden afgehandeld door teamleden die op dat moment aan het werk zijn.
Voicemail berichten
Wanneer een cliënt naar het teamnummer belt en niemand beschikbaar is, wordt de oproep doorgeschakeld naar de teamvoicemail. De ingesproken voicemailberichten kunnen direct worden beluisterd in de TeamTelefoon-app. Het teamlid dat het bericht afhandelt, kan het vervolgens afvinken om aan te geven dat er actie is ondernomen. Ook is het belangrijk om samen met het team een persoonlijke en effectieve begroeting op te nemen om de cliënt een vertrouwde stem te laten horen. De instructies voor het opnemen van een nieuwe begroeting zijn te vinden in de app-instelling onder ‘Teamvoicemail’.
Zelfstandig aan de slag
Zorgprofessionals moeten zelf in staat zijn om problemen op te lossen. Vooral buiten kantooruren is dit belangrijk wanneer de centrale ondersteuning niet beschikbaar is. Elk teamlid heeft de TeamTelefoon-app op zijn/haar privételefoon, waardoor alles gemakkelijk en snel verloopt. Het toevoegen en verwijderen van collega’s kan eenvoudig in de app worden gedaan, waardoor tijdelijke werknemers snel kunnen worden ingeschakeld. Teamleden kunnen zichzelf gemakkelijk als bereikbaar instellen, zelfs als de roosteraar dat vergeten is. De app biedt flexibiliteit om jezelf tijdelijk onbereikbaar te maken als dat nodig is, terwijl een collega inspringt. Elk team heeft ook een eigen teamnummer, waardoor je van je rust kunt genieten als je niet als bereikbaar bent ingesteld. Ook wordt de bereikbaarheidsdienst automatisch doorgeschakelt naar een andere collega wanneer je dienst is afgelopen.
Wat mist er nog?
Door middel van intensief klantcontact, een goede samenwerking met onze klanten en grensverleggend denken optimaliseren we de TeamTelefoon-app continu. Wij zijn trots op onze app, maar we blijven altijd innoveren. De mogelijkheden die hedendaagse technologie ons bieden lijken soms eindeloos. Bij TeamTelefoon kijken we naar wat er nodig is, in plaats van wat technologie allemaal kan. Daarom zijn we erg benieuwd naar wat zorgprofessionals nog missen in de TeamTelefoon-app. Samen kunnen we een ideale werkwijze creëren waar alle zorgteams optimaal bereikbaar zijn zonder het gevoel te hebben altijd ‘aan’ te moeten staan. Mis jij nog iets in de TeamTelefoon-app? Stuur een mail naar marketing@teamtelefoon.nl en dan nemen wij contact met je op.
Wil je nog meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en volg ons op social media.
Expert webinar: Optimaliseer de bereikbaarheid van jouw zorgverlenend team
Ben je benieuwd hoe TeamTelefoon de bereikbaarheid van jouw teams kan verhogen? In ons webinar gaan we in gesprek met wijkverpleegkundige Thamar Kolthof en haar ervaringen met de TeamTelefoon-app. Wil je dit webinar terugkijken? Klik dan op onderstaande knop.
